Что может означать письмо. Письмо с уведомлением о вручении — что это такое

17.08.2023

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

Наименование.
Адрес.
Контактные телефоны.
Сайт.
Электронную почту.
Логотип.
Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

Изучение вопроса.
Написание проекта письма.
Его согласование.
Подписание.
Регистрация.
Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

Позицию адресата.
Характер отношений.
Официальность.
Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
Предметом общения является деятельность компании.
Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
Адресной, предназначенной конкретному адресату.
Актуальной в момент написания письма.
Достоверной и беспристрастной.
Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

Информационными.
Инструктивными.
Поздравительными.
Рекламными.

Также бывают письма:

Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
Запросы.
Извещения.
Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
Одинаковые языковые средства.
Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Что такое письмо? Казалось бы, ответ на этот вопрос однозначный, письмо – это послание, передаваемое от одного субъекта другому. Но это далеко не так. В русском языке существуют слова, которые, на первый взгляд, несут в себе однозначный и простой смысл, а при ближайшем рассмотрении оказывается, что у них много значений. К ним относится и слово «письмо», лексическое значение которого мы рассмотрим. Вернее, несколько его вариантов, тесно связанных между собой, но все же разных.

Что говорят словари

Толковые словари значения слова «письмо» трактуют следующим образом:

Процесс написания чего-либо, образовано от действия, выраженного глаголом «писать». Способность, умение писать. Бумага, содержащая текст, отправляемый кому-либо, чтобы донести мысли или чувства. В этом смысле письмо может иметь вид другого носителя, например, пергамент в древние времена или электронный носитель в сегодняшней действительности. Сам текст обращения, состоящий из определенных знаков. Вид почтового отправления. Разновидность официальной документации. Письменность – та или иная графическая система знаков, принятая с целью обмена информацией. Внешний вид записи – почерк. Прием, используемый при создании произведений литераторами. Манера изображения у художников.

Таким образом, значение слова «письмо» в русском языке является очень многогранным.

Значение в Энциклопедическом словаре и БСЭ

Значение слова «письмо» в Энциклопедическом словаре Брокгауза и Эфрона (ЭСБЭ) и в Большой советской энциклопедии (БСЭ) рассматривается в виде обобщенного определения, включающего многие из указанных в списке элементов. Они очень близки друг к другу по смыслу. Что такое письмо, согласно двум указанным источникам?

Письмо представляет собой систему знаков, с помощью которой возможно фиксировать речь во времени и осуществлять ее передачу на расстоянии. Указанные знаки – это графические или начертательные элементы. Рассмотрим, что такое письмо в значении «письменность» подробнее.

Система письма

Как сказано в ЭСБЭ и БСЭ, характерным признаком письменности является наличие постоянного состава знаков. При этом каждый из них может передавать слово в целом или последовательность нескольких звуков, либо только один звук.

Кроме того, письмо в значении «письменность» имеет такую особенность, как непременная ассоциация с каким-либо языком или устной формой этого языка. В противоположность этому другие визуальные носители информации, такие как картины, рисунки не имеют такой связи.

Символы, используемые, например, в дорожных знаках, также к языку не относятся, хотя могут стать его составной частью, если сочетаются с прочими языковыми элементами. Что касается цифр, то они прямо не связаны с конкретным языком, но очень часто используются на письме, значит, являются частью письменности.

Прообразы современной письменности

Рассмотрим, что такое письмо, существовавшее до того, как сложились современные системы знаков. Раньше люди пользовались другими средствами для «запоминания» устной речи, такими как:

Вампумы (у североамериканских индейцев) – бусинки, имеющие форму цилиндра, нанизываемые на шнурок. Изготавливались из ракушек. Кипу (у инков) – узелки из веревок, делавшиеся из хлопка или шерсти лам. Пиктограммы (использовались в Египте, Китае, Месопотамии, у ацтеков) – знаки, передающие смысл с помощью схематических рисунков. Бирки (в Англии, Италии, России) – обозначения, являвшиеся прообразами цифр. Зарубки (в Северной Америке, Австралии, Китае, Монголии, Африке и Скандинавии) – наносились на палочки, передаваемые гонцу, которому объяснялся смысл каждой из зарубок.

Письмо в его нынешнем виде выработалось в процессе развития раннеклассового общества, что ученые объясняют возрастающей потребностью людей в оперативном обмене информацией в связи с усложнением хозяйственной жизни.

Базовая единица письма

Базовой единицей письменности является графема. Она представляет собой самую маленькую значимую единицу, совокупности которых достаточно для составления текстов, если существуют правила их использования и соотнесения друг с другом. Для русского языка основные графемы – это буквы, составляющие алфавит (заглавные и строчные), значки пунктуации и ряд других символов, например, цифры.

В большинстве систем письма символические элементы расположены в таком порядке, который позволяет объединить их в более укрупненные образования: слова, акронимы (вид аббревиатуры – сокращенные слова, типа самолет, универсам). За счет этого появляется возможность передавать намного большее число значений, чем то, которое возможно отобразить лишь одними символами.

Другие средства письменной речи

Часто в системах письма используются специальные средства, представляющие собой набор знаков, такие как пунктуация. Посредством ударения, тона, пауз происходит обеспечение добавочного структурирования и организации речи на письме, а также передачи свойственных сообщению особенностей.

Помимо этого, в «арсенале» письменности имеются определенные методы форматирования текстовых сообщений, которые идут вслед за правилами речи устной, регулирующими изменение и сочетание слов в предложении. Это позволяет человеку, читающему сообщение, воспринимать его с наибольшей точностью.

То, насколько система письма является полной, определяется по ее возможности отобразить в той или другой форме информацию, которая была выражена устно. Развитие письменности и вытеснение ею устных форм общения было спонтанным и очень медленным, но сегодня она представляет собой одно из неоспоримых преимуществ в жизни людей.

Что такое письмо? Казалось бы, ответ на этот вопрос однозначный, письмо - это послание, передаваемое от одного субъекта другому. Но это далеко не так. В русском языке существуют слова, которые, на первый взгляд, несут в себе однозначный и простой смысл, а при ближайшем рассмотрении оказывается, что у них много значений. К ним относится и слово «письмо», лексическое значение которого мы рассмотрим. Вернее, несколько его вариантов, тесно связанных между собой, но все же разных.

Что говорят словари

Толковые словари значения слова «письмо» трактуют следующим образом:

Процесс написания чего-либо, образовано от действия, выраженного глаголом «писать».
Способность, умение писать.
Бумага, содержащая текст, отправляемый кому-либо, чтобы донести мысли или чувства. В этом смысле письмо может иметь вид другого носителя, например, пергамент в древние времена или электронный носитель в сегодняшней действительности.
Сам текст обращения, состоящий из определенных знаков.
Вид почтового отправления.
Разновидность официальной документации.
Письменность - та или иная графическая система знаков, принятая с целью обмена информацией.
Внешний вид записи - почерк.
Прием, используемый при создании произведений литераторами.
Манера изображения у художников.

Таким образом, значение слова «письмо» в русском языке является очень многогранным.

Значение в Энциклопедическом словаре и БСЭ

Письмо представляет собой систему знаков, с помощью которой возможно фиксировать речь во времени и осуществлять ее передачу на расстоянии. Указанные знаки - это графические или начертательные элементы. Рассмотрим, что такое письмо в значении «письменность» подробнее.

Система письма

Прообразы современной письменности

Вампумы (у североамериканских индейцев) - бусинки, имеющие форму цилиндра, нанизываемые на шнурок. Изготавливались из ракушек.
Кипу (у инков) - узелки из веревок, делавшиеся из хлопка или шерсти лам.
Пиктограммы (использовались в Египте, Китае, Месопотамии, у ацтеков) - знаки, передающие смысл с помощью схематических рисунков.
Бирки (в Англии, Италии, России) - обозначения, являвшиеся прообразами цифр.
Зарубки (в Северной Америке, Австралии, Китае, Монголии, Африке и Скандинавии) - наносились на палочки, передаваемые гонцу, которому объяснялся смысл каждой из зарубок.

Базовая единица письма

Базовой единицей письменности является графема. Она представляет собой самую маленькую значимую единицу, совокупности которых достаточно для составления текстов, если существуют правила их использования и соотнесения друг с другом. Для русского языка основные графемы - это буквы, составляющие алфавит (заглавные и строчные), значки пунктуации и ряд других символов, например, цифры.

В большинстве систем письма символические элементы расположены в таком порядке, который позволяет объединить их в более укрупненные образования: слова, акронимы (вид аббревиатуры - сокращенные слова, типа самолет, универсам). За счет этого появляется возможность передавать намного большее число значений, чем то, которое возможно отобразить лишь одними символами.

Другие средства письменной речи

Письмо знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять её во времени. Первоначально для передачи информации применялись другие способы,… … Лингвистический энциклопедический словарь

Записка, послание, уведомление, цедулка, (простон.) грамотка; billet doux. .. См … Словарь синонимов

Письма, мн. письма, писем, письмам, ср. 1. Бумага с написанным на ней текстом, посылаемая кому–н. для сообщения чего–н., уведомления о чем–н., для общения с кем–н. на расстоянии. Получить письмо. Отправить письмо. Связка писем. «Разорвала письмо… … Толковый словарь Ушакова

Ср. письмена, азбука, буквы, грамота. У чукчей и у коряков нет своего письма. Это письмо, письмена армянские. | Все, что написано, писанное, или грамотные знаки, выражающие речь. Письмо вязью. На стволе чеканное письмо было, да вытерлось, и не… … Толковый словарь Даля

Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и … Википедия

Тип: слоговое (современное), логографическое (классическое) Языки: языки и Территория: Китай, в основном Сычуань и Юньнань Дата создания: Минимум 500 лет, современное с … Википедия

Знаковая система фиксации речи и мыслей, позволяющая с помощью начертательных элементов закреплять их во времени и передавать на расстояние. В своем развитии письмо прошло ряд этапов: пиктографическое письмо; идеографическое письмо; слоговое… … Финансовый словарь

письмо - ПИСЬМО´ эпистолярный жанр литературы, стихотворное или прозаическое обращение писателя к определенному лицу с постановкой какого либо важного вопроса. В этом отношении форма П. как жанр близка к посланию. В античной литературе известны «Письма»… … Поэтический словарь

ПИСЬМО, знаковая система фиксации речи с помощью графических элементов. Письмо позволяет закреплять речь во времени и передавать ее в пространстве. Существуют 4 основных типа письма: идеографическое письмо; словесно слоговой тип письма (знак… … Современная энциклопедия

- (франц. ecriture) Одно из центральных понятий современной теории литературы и искусства, ставшее таковым благодаря исследованиям Р.Барта, где оно принимает три основных значения. Первоначально, в 50 е гг., Барт рассматривает П. как «формальную… … Энциклопедия культурологии

Книги

Письмо , Хьюз К. Категория: Романтика
Письмо , Хьюз К. , Тина, ищущая спасения от своего несчастливого брака, работает в комиссионном благотворительном магазинчике. Однажды, перебирая сданные вещи, она обнаруживает в кармане поношенного костюма… Категория: Сентиментальная зарубежная проза Серия: Тропою души: семейная история Издатель:

Несмотря на самые современные технические средства передачи информации, почта как структура коммуникаций для общения и передачи сообщений (писем, открыток, телеграмм и бандеролей и посылок) не только не утратило свое значение, но стало мощнейшей государственной службой России.

И не удивительно, что когда ты приходишь в почтовое отделение для отправки подарка своим родным, а у тебя уточняют способ отправки:

Заказной бандеролью с заявленной стоимостью;
Отправка первым классом.

Это подтверждает только то, что современный почтовый сервис идет в ногу со временем и внедряет все передовые технологии.

Почта России использует два основных формата оправки :

Обычное отправление, когда процесс отправки происходит самостоятельно отправителем. Так можно отправить письма и открытки, просто опустив их в ближайший почтовый ящик.
Заказное отправление возможно только через почтовые отделения. В этом случае возникают уже юридические отношения между отправителем и почтой.

Так как почта принимает на себя полную юридическую и материальную ответственность. Процедура такой отправки требует идентификации личности отправителя (паспорт или другой документ удостоверяющий личность).

После заполнения отправителем необходимых квитанций и документов с указанием своих паспортных данных, ему вручается трек-номер, при помощи которого можно отследить весь путь передвижения отправленного материала.

Часто возникают в жизни ситуации, когда нужно знать на сто процентов, что получатель (адресат) получил то или иное почтовое отправление. Иногда это необходимо для соблюдения правовых норм юридической процедуры. Почтовая служба Российской Федерации принимает на себя всю полноту ответственности и обеспечивает эту услугу — уведомление о вручении писем (далее просто уведомление).

Еще совсем недавно такой услугой могли пользоваться лишь юридические лица, в наше время уведомление о доставке доступно для всех отправителей России.

При желании и необходимости вам по вашему первому требованию будет обеспечена возможность в получении цифрового юридического подтверждения уведомления о доставке (вручению) ваших отправлений. Оба формата уведомлений (цифровое уведомление и на бумажных носителей) имеют одинаковую юридическую силу, и могут быть использованы как документы в судебных и иных органах.

Цифровой вариант уведомлений в значительной степени снижает издержки в работе почтовых служб, сотрудники юридических инстанций и отделов предприятий. Уведомления в формате документа могут получить все пользователи почтового сервиса, просто через интернет, зайдя, на сайт Почта России.

Новое руководство Почты Россия последнее время широко внедряет самые передовые IT-технологии и с каждым днем совершенствуют сервис оказания услуг для потребителей. Официальный сайт стал более удобным для работы в online режиме, можно оперативно получить всю необходимую информацию.

А поскольку цифровой формат документа уведомления о вручении (доставки) является официальным, сточки зрения юриспруденции, то для процедуры его оформления потребуется цифровая электронная подпись.

Для получателя оформление уведомлений данная услуга бесплатна, он только обязан подтвердить сам факт получения предмета. Оплата уведомления входит в стоимость отправки и оплачивается отправителем. Используя современный сервис почты, отправитель может получить уведомление о получении письма его получателем в течение сеток.

С начала этого года в Москве и Московской области почтовая служба подключила возможность использования цифровой подписи для получения почтовой корреспонденции, посылок и писем. Сервис совершенно бесплатный. Единственное, что для его использования, вам будет необходимо единожды активировать эту опцию в вашем ближайшем почтовом отделении.

Так потратив незначительно свое время, вы всякий раз будете получать уведомление в виде SMS о поступлении в ваше почтовое отделение заказного письма или бандероли. На ваш телефонный номер кроме СМС сообщения придёт также и секретный код подтверждения .

При получении вашей корреспонденции вам необходимо будет его назвать сотруднику почтового отделения.

Тестовая программа Почты России по использованию цифровых технологий при получении уведомлений, ускорила время переработки корреспонденции более чем в пять раз. Это говорит о том, что Россию ждет новая техническая цифровая революция в сфере почтовых услуг. В самое ближайшее время каждый уголок необъятной России будет иметь цифровые коммуникации для обслуживания всех граждан.

Тем более, что Почта России выполняет гораздо больше услуг и не только почтовых, но и финансовых . В отдаленные районы страны через почтовые отделения люди получают самые необходимые товары, и со временем эта тенденция будет только расширяться.