Инструкция №___

ИНСТРУКЦИЯ
по охране труда
для водителей автомобиля, направляемых в командировку

1. Общие требования безопасности

1.1. К самостоятельной работе водителем автомобиля, направляемого в командировку, допускаются работники:

• достигшие 18-летнего возраста;
• имеющие удостоверение на право управления данной категорией транспорта;
• прошедшие медицинское обследование, не имеющие противопоказаний для данной профессии;
• прошедшие вводный инструктаж;
• прошедшие инструктаж по пожарной безопасности;
• прошедшие первичный инструктаж на рабочем месте;
• прошедшие инструктаж по электробезопасности на рабочем месте;
• прошедшие проверку знаний требований охраны труда.

1.2. В командировку посылаются опытные водители, имеющие трудовой стаж не менее 3 лет.

1.3. Водитель должен проходить:

• повторный инструктаж по охране труда на рабочем месте не реже чем каждые три месяца;
• внеплановый инструктаж при изменении технологического процесса или правил по охране труда, замене или модернизации грузового автомобиля, приспособлений и инструмента, изменении условий и организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности, — 30 календарных дней);
• диспансерный медицинский осмотр.

1.4. Водитель автомобиля, направляемый в командировку, обязан:

• соблюдать Правила трудового распорядка;
• соблюдать требования настоящей Инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
• соблюдать требования к эксплуатации автомобиля;
• использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты.

1.5. Водитель автомобиля, направляемый в командировку, должен:

• уметь оказывать первую помощь пострадавшему при несчастном случае;
• иметь в машине медицинскую аптечку оказания первой помощи, первичные средства пожаротушения;
• выполнять только порученную работу и не передавать ее другим;
• во время работы быть внимательным, не отвлекаться и не отвлекать других, не допускать на рабочее место лиц, не имеющих отношения к работе;
• содержать рабочее место в чистоте и порядке.

1.6. Водитель должен знать и соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, отдыхать только в специально отведенных для этого помещениях и местах. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.

1.7. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.

1.8. При обнаружении возгорания или в случае пожара:

• остановить автомобиль, выключить зажигание, перекрыть краны бензопровода и горюче-смазочных материалов;
• приступить к тушению пожара имеющимися первичными средствами пожаротушения в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности. При угрозе жизни покинуть помещение.

1.9. При несчастном случае оказать пострадавшему первую помощь, немедленно сообщить о случившемся мастеру или начальнику цеха, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии), если это не создает опасности для окружающих.

1.10. Основными опасными и вредными производственными факторами являются:

• движущиеся и вращающиеся детали и узлы автомобиля;
• горячие поверхности двигателя, системы охлаждения, глушителя и т. п.;
• отработанные газы в результате сгорания горюче-смазочных материалов;
• столкновение с другим транспортным средством или наезд на людей;
• падение груза при погрузочно-разгрузочных работах и его транспортировке.

1.11. В соответствии с «Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи рабочим и служащим специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты», водитель автомобиля должен быть обеспечен:

1.12. За невыполнение требований безопасности, изложенных в настоящей Инструкции, работник несет ответственность согласно действующему законодательству.

2. Требования безопасности перед началом работы

2.1. Перед поездкой в командировку водитель совместно с механиком гаража внешним осмотром обязан убедиться в полной исправности автомобиля и проверить:

• техническое состояние автомобиля и прицепа, обращая особое внимание на исправность шин, тормозной системы, рулевого управления, сцепных устройств автопоезда, приборов освещения и сигнализации, стеклоочистителей, на правильную установку зеркала заднего вида, чистоту и видимость номерных знаков и дублирующих их надписей;
• отсутствие подтекания топлива, масла и воды, а у газобаллонных автомобилей герметичность газовой аппаратуры и магистралей;
• давление воздуха в шинах в соответствии с нормами;
• наличие исправного инструмента и приспособлений;
• заправку автомобиля топливом, маслом, водой, тормозной жидкостью и уровень электролита в аккумуляторной батарее, после чего механик вносит запись в специальный журнал о техническом состоянии автомобиля, направляемого в командировку.

2.2. Пуск непрогретого двигателя производить с помощью пусковой рукоятки при нейтральном положении рычага коробки передач. Брать рукоятку в обхват или применять какие-либо рычаги, действующие на нее, не допускается.

2.3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу стоп-сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.

2.4. В случае обнаружения неисправностей на линию не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.

2.6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:

• операции по приемке, заправке автомобиля и перекачке этилированного бензина производить механизированным способом, находясь с наветренной стороны автомобиля;
• продувку топливной системы производить насосом;
• при попадании этилированного бензина на руки обмыть их керосином, а затем теплой водой с мылом;
• в случае попадания этилированного бензина в глаза немедленно обратиться за медицинской помощью.

2.7. Открывать крышку радиатора следует после охлаждения двигателя, оберегать руки и лицо от ожогов.

2.8. С целью повышения безопасности соединение автомобиля с прицепом должно быть посредством жесткого дышла, закрепленного на раме автомобиля шкворня с гайкой. Шкворень соединять с дышлом так, чтобы оно могло свободно поворачиваться; ось дышла прицепа при горизонтальном его положении должна быть на одном уровне со шкворнем.

2.9. Получить целевой инструктаж при направлении в командировку.

3. Требования безопасности во время работы

3.1. Прежде чем начать движение с места остановки (стоянки) или выехать из гаража, убедиться, что это безопасно для рабочих и других посторонних лиц, и подать предупредительный сигнал.

3.2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.

3.3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.

3.4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с правилами дорожного движения.

3.5. По прибытии к месту назначения представиться руководителю организации, куда прибыл, доложить цель командировки, на какой срок прибыл, и далее выполнять распоряжения руководителя организации, куда прибыл водитель.

3.6. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.

3.7. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части. Не допускать к ремонту автомобиля лиц, не имеющих на это право (грузчиков, сопровождающих, пассажиров и т. д.).

3.8. Перед погрузочно-разгрузочными работами автомобиль следует поставить на тормоз с помощью стояночной тормозной системы и включить первую передачу или задний ход на весь период выполнения работ.

3.9. При укладке грузов в кузов автомобиля или прицеп соблюдать правила безопасности, изложенные в инструкции по охране труда для грузчиков.

3.10. При механизированной погрузке на автомобиль крупногабаритных грузов или погрузке экскаватором находиться в кузове или кабине автомобиля не разрешается.

3.11. Подавать автомобиль на погрузочно-разгрузочную эстакаду, если на ней есть ограждения или отбойный брус.

3.12. При расцепке прицепов подкладывать под колеса деревянные башмаки, а под дышло — упорную штангу. В случае если водитель или лица, сопровождающие автомобиль, при тех или иных обстоятельствах работы ставятся в условия, опасные для жизни и здоровья, немедленно остановить работу, сообщить об этом администрации транспортного отдела.

3.13. Водителю не разрешается:

• управлять автомобилем в состоянии алкогольного опьянения или под воздействием наркотических средств;
• выезжать в рейс в болезненном состоянии или при такой степени утомления, которая может повлиять на безопасность движения;
• при стоянке автомобиля спать и отдыхать в кабине при работающем двигателе или заводить двигатель для обогрева кабины;
• передавать управление автомобилем посторонним лицам;
• производить техническое обслуживание и ремонт автомобиля во время погрузки и разгрузки;
• перевозить пассажиров на автомобиле, не оборудованном для перевозки людей, а также проезд в кабине людей свыше установленной нормы для данного типа автомобиля;
• выполнять буксировку автомобиля с целью пуска двигателя;
• подогревать двигатель открытым пламенем, а также при определении и устранении неисправностей механизмов;
• протирать двигатель ветошью, смоченной бензином, и курить в непосредственной близости от системы питания двигателя и топливных баков.

3.14. Работы, связанные с заменой и перестановкой шин, рессор, выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.

3.15. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.

3.16. По окончании срока командировки и выполнения задания руководителя сделать отметку в командировочном удостоверении.

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях

4.1. Водитель, причастный к дорожно-транспортному происшествию, вызвавшему несчастный случай (наезд на людей или столкновение с другим транспортным средством), должен немедленно сообщить в органы ГИБДД, своему непосредственному руководителю или диспетчеру, оказать пострадавшему первую помощь, при необходимости вызвать бригаду скорой помощи по телефону 103, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии) до прибытия ГИБДД, если это не создает опасности для окружающих.

4.2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.

4.3. В случае возгорания вызвать пожарную охрану по телефону 01, сообщить о случившемся руководству предприятия, принять меры к тушению пожара.

5. Требования безопасности по окончании работы

5.1. После возвращения из командировки совместно с механиком транспортного отдела проверить автомобиль. В случае необходимости составить заявку на текущий ремонт с перечнем неисправностей, подлежащих устранению.

5.2. Автомобиль и прицеп очистить от грязи и пыли, поставить их в установленное место, убедиться в том, что нет вероятности возникновения пожара, и затянуть рычаг стояночной тормозной системы.

5.3. Сдать путевой лист диспетчеру или ответственному лицу.

5.5. Снять и убрать специальную одежду в шкаф, вымыть руки и лицо с мылом, принять душ. Применять для мытья химические вещества запрещается.

Организация командировок является важным элементом хозяйственной деятельности многих отечественных предприятий. Необходимость присутствия сотрудников конкретной организации в удаленных отделениях или филиалах может быть связана с событиями самого разного характера. Зачастую оформление командировки выполняют для устранения организационных и производственных проблем, открытия нового подразделения в другом городе или стране, проведения стажировки нанятых сотрудников, а также для выполнения других подобных служебных заданий.

Осведомленность – залог эффективности и спокойствия работников

Помимо трудового аспекта, работа командированного персонала тесно связана с налаживанием контактов с работниками принимающего предприятия и с оформлением различного рода документации. Последний нюанс имеет чрезвычайно весомое значение, так как от правильности составления форм, заявок, приказов и разрешений зависит, получит ли командированный сотрудник доступ к необходимым объектам, выполнит ли в полной мере свое задание, получит ли денежную компенсацию.

Знание того, какие требования предъявляются к командированному персоналу, существенно облегчает процесс оформления поездки для бухгалтеров и тех сотрудников, которые занимаются документацией.

Также эта информация необходима самому работнику, отправляющемуся в командировку, так как позволяет заранее подготовиться к выполнению своих обязанностей и не попасть впросак. И наконец, персонал принимающего предприятия просто обязан быть осведомленным насчет того, какие требования предъявляются к командированному персоналу. В противном случае могут возникнуть недоразумения, связанные с поиском ответственных сторон.

Кто и на каких условиях может быть командирован

Итак, командировкой следует считать поездку работника в другой населенный пункт с целью выполнения задания, данного ему работодателем. При этом к числу командировок не относятся поездки тех сотрудников, чья деятельность состоит в постоянных перемещениях или может быть осуществлена в дороге.

Законодательство, заботясь о соблюдении прав трудящихся граждан, установило ограничения на категории сотрудников, которых можно отправлять в командировки:

• Беременные женщины.
• Женщины с детьми до трех лет.
• Матерей инвалидов или тех, чьим детям 3-14 лет, можно командировать исключительно с их согласия.
• Родитель, который самостоятельно воспитывает несовершеннолетнего ребенка.

Будучи направленным на другое предприятие, работник подчиняется его внутреннему распорядку. Если день отбытия или прибытия приходится на законный выходной сотрудника, ему освобождают другой день для отдыха. Правда, в тех случаях, когда командированный намеренно направляется в поездку в выходной или праздничный день, ему начисляют компенсацию в согласии с трудовым законодательством.

Командировки в пределах государства по длительности не должны превышать одного месяца, а за его пределами – двух месяцев.

Командировка: документальное оформление

В бухгалтерском учете командировочные расходы, имевшие место в процессе путешествия, вносят в список производственных издержек, которые участвуют в расчетах налога на прибыль.

Порядок организации поездки состоит в следующих этапах:

• Оформление приказа о командировке на основании служебного задания.
• Оформление командировочного удостоверения.
• Выдача справки-расчета аванса на поездку.
• Выдача отбывающему сотруднику авансовых средств.
• Регистрация поездки в специально отведенном для этого журнале.

Командировочное удостоверение – один из важнейших документов для сотрудника, отправившегося в другой город или страну. На нем проставляют отметки об отбытии, прибытии командированного работника. Отметки сопровождаются подписями и печатями полномочных должностных лиц как командирующего предприятия, так и принимающего.

Тонкости финансовой компенсации

Когда сотрудник возвращается, он должен отчитаться в письменной форме о том, как были использованы выданные ему средства, заполняя авансовый отчет. Оформление командировки завершается расчетом бухгалтерии с работником. После того как начисленные средства будут выплачены, эту операцию отражают на соответствующих счетах.

В случае когда выданный аванс был потрачен работником не полностью, остаток должен быть возвращен в кассу или на расчетный счет предприятия. Это одна из главных обязанностей сотрудника. Наряду с этим, зная, какие требования предъявляются к командированному персоналу, работник может просить возмещения затраченным им личных средств. Правда, ему нужно предоставить аргументы, доказывающие необходимость таких расходов, а также документы, подтверждающие факт их совершения (чек, выписка).

Какие расходы подлежат компенсации

Находясь в другом населенном пункте или стране, командированный сотрудник получает свой обычный оклад, причитающиеся ему премии и дотации, а также средства, необходимые для комфортного пребывания за пределами обычного места жительства.

Командировочные расходы включают следующие позиции:

• Оплата проезда (междугороднего и по территории населенного пункта).
• Стоимость съемного жилья.
• Так называемые суточные: расходы на питание и другие нужды работника.
• Затраты, признанные сотрудником необходимыми и одобренные его руководителем.

Максимально допустимый объем командировочных расходов и сумма суточных определены коллективным договором предприятия или локальными нормативными актами. Так как суточные – это фактически деньги на ежедневные бытовые нужды работника, их начисляют даже за нерабочие дни (выходные, праздники, вынужденные простои производства, задержки в пути).

Более подробно о служебном задании командированного сотрудника

Этот документ имеет унифицированную форму, то есть его внешний вид и содержание одинаковы для всех предприятий на территории конкретного государства.

Служебное задание составляет руководитель сотрудника, оправляющегося в командировку, и утверждает работодатель. Документ включает следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество работника, отбывающего по распоряжению начальника в командировку.
• Название организации, которая его направляет.
• Место назначения работника (название предприятия, город).
• Дата начала и окончания командировки.
• Обобщенные данные о ходе выполнения задания.

Служебное задание и составленный на его основании приказ о командировке находятся на командирующем предприятии. Вместе с другими документами они сохраняются на протяжении установленного законом срока.

Какие требования предъявляются к командированному персоналу

Учитывая то, что командировка – это передача сотруднику полномочий на совершение каких-либо важных для компании действий, руководство должно быть уверено в том, что работа будет выполнена качественно и в срок. Поэтому в такие поездки обычно направляют наиболее квалифицированных, опытных и ответственных работников.

Существует ряд критериев, изучая которые, руководитель принимает решение о назначении конкретного сотрудника:

• Возраст старше 18 лет.
• Хорошая профессиональная подготовка.
• Наличие соответствующего обучения, подтвержденного аттестацией.
• Владение необходимыми категориями допусков (при работе с электросетями).
• В зависимости от специфики хозяйственной деятельности предприятий и цели командировки, к сотруднику может выдвигаться требование о наличии обучения и аттестации по охране труда.

Если сотрудник подходит по всем параметрам, и нет законодательно основанных препятствий к его командированию, руководитель ставит его в известность о будущей поездке.

Обязанности командированного сотрудника

Каждое предприятие имеет свои требования, которые обязаны выполнять работники, но существует несколько пунктов, актуальных для большинства организаций:

1. Правильное, грамотное и своевременное ведение необходимой документации.
2. Соблюдение распорядка, принятого в принимающей организации.
3. Выполнение целей, сформулированных в служебном задании.
4. Добросовестное выполнение своих служебных обязанностей.
5. Правомерное расходование выданных работнику авансовых средств.
6. Сохранение документов, подтверждающих осуществление расходов.
7. Своевременная подача отчетности о поездке после ее завершения (обычно в течение трех дней).

Инструкции для сотрудников в командировке

Прибывая на принимающее предприятие, командированные сотрудники обязаны прослушать вводный инструктаж, включающий правила поведения в цехах, возле оборудования или в других местах. Эта мера обязательна даже для тех работников, которые неоднократно бывали на данном предприятии и знают наизусть все пункты инструкций.

Инструктаж командированного персонала включает также информацию о нормах пожарной безопасности и охране труда.

В отличие от общих положений вводного инструктажа, целевой касается непосредственно тех работ, которые будут выполняться командированным сотрудником в данное время.

Заключение

Организация командировок – ответственный процесс, без которого не может обойтись большинство предприятий, организаций и компаний. Для успешного достижения цели поездки, а также для максимально эффективного и результативного использования ресурсов сотрудники обязаны соблюдать ряд требований, качественно выполнять свои профессиональные обязанности и знать все правила ведения документации.

ИНСТРУКЦИЯ №
ПО ОХРАНЕ ТРУДА ДЛЯ ВОДИТЕЛЕЙ АВТОМОБИЛЯ,
НАПРАВЛЯМЫХ В КОМАНДИРОВКУ

Введение

Настоящая инструкция регламентирует основные требования безопасности к работе водителя автомобиля при направлении в командировку.
Направляя водителей в командировку для выполнения различных заданий, руководитель автопредприятия обязан ознакомить водителей с настоящей инструкцией. Об этом должна быть сделана запись в специальном журнале или задании на командировку.
Водитель должен выполнять требования инструкции, разработанной на основе типовой.
Заметив нарушение требований безопасности любым работником, водитель должен предупредить его о необходимости их соблюдения.
Командированный водитель, прибывший на к месту назначения, должен представиться руководству и доложить о цели служебной командировки, далее действовать по их указаниям.
Командированный водитель должен выполнять правила трудового распорядка предприятия, куда он прибыл.
Водитель не должен приступать к выполнению разовых работ, не связанных с прямыми обязанностями по специальности, без получения целевого инструктажа по охране труда

1. Общие требования безопасности

1.1. К самостоятельной работе на грузовом автомобиле допускаются лица, прошедшие:
Вводный инструктаж;
инструктаж по пожарной безопасности;
первичный инструктаж на рабочем месте;
инструктаж по электробезопасности на рабочем месте.
Для выполнения обязанностей водителя грузового автомобиля допускаются лица, имеющие удостоверение на право управления данной категорией транспорта, не имеющие медицинских противопоказаний для данной профессии, достигшие 18 летнего возраста.
В командировку посылаются опытные водители, имеющие трудовой стаж не менее 3 года.
1.2. Водитель должен проходить:
повторный инструктаж по безопасности труда на рабочем месте не реже, чем через каждые три месяца;
внеплановый инструктаж: при изменении технологического процесса или правил по охране труда, замене или модернизации грузового автомобиля, приспособлений и инструмента, изменении условий и организации труда, при нарушениях инструкций по охране труда, перерывах в работе более чем на 60 календарных дней (для работ, к которым предъявляются повышенные требования безопасности - 30 календарных дней);
диспансерный медицинский осмотр согласно приказу Минздрава Р Ф № 90 от 14.03.96 г.
1.3. Водитель обязан:
соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, установленные на предприятии;
соблюдать требования настоящей инструкции, инструкции о мерах пожарной безопасности, инструкции по электробезопасности;
соблюдать требования к эксплуатации автомобиля;
использовать по назначению и бережно относиться к выданным средствам индивидуальной защиты.
1.4. Водитель должен:
уметь оказывать первую (доврачебную) помощь пострадавшему при несчастном случае;
иметь на машине медицинскую аптечку оказания первой (доврачебной) помощи, первичные средства пожаротушения;;
выполнять только порученную работу и не передавать ее другим без разрешения начальника АХО;
во время работы быть внимательным, не отвлекаться и не отвлекать других, не допускать на рабочее место лиц, не имеющих отношения к работе;
содержать рабочее место в чистоте и порядке.
1.5. Водитель должен знать и соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, отдыхать только в специально отведенных для этого помещениях и местах. Пить воду только из специально предназначенных для этого установок.
1.6. При обнаружении неисправностей автомобиля, приспособлений, инструментов и других недостатках или опасностях на рабочем месте немедленно остановить автомобиль. Только после устранения замеченных недостатков продолжить работу на автомобиле.
1.7. При обнаружении загорания или в случае пожара:
остановить автомобиль, выключить зажигание, перекрыть краны бензопровода и горючесмазочных материалов;
приступить к тушению пожара имеющимися первичными средствами пожаротушения в соответствии с инструкцией по пожарной безопасности. При угрозе жизни - покинуть помещение.
1.8. При несчастном случае оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, немедленно сообщить о случившемся мастеру или начальнику цеха, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии), если это не создает опасности для окружающих.
1.9. За невыполнение требований безопасности, изложенных в настоящей инструкции, рабочий несет ответственность согласно действующему законодательству.
1.10. В соответствии с "Типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи рабочим и служащим специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты" водитель грузового автомобиля должен быть обеспечен комбинезоном хлопчатобумажным (срок носки 12 месяцев), рукавицами комбинированными двупалыми (срок носки 6 месяцев)
1.11. Основными опасными и вредными производственными факторами являются:
движущиеся и вращающиеся детали и узлы автомобиля;
горячие поверхности двигателя, системы охлаждения, глушителя и т. п.
отработанные газы в результате сгорания горюче-смазочных материалов;
столкновение с другим транспортным средством или наезд на людей;
падение груза при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке его.
1.14. Получить командировочное удостоверение с указанием цели и срока командировки.

2. Требования безопасности перед началом работы

2.1. Перед поездкой в командировку водитель совместно с механиком гаража внешним осмотром убедиться в полной исправности автомобиля и проверить:
техническое состояние автомобиля и прицепа, обращая особое внимание на исправность шин, тормозной системы, рулевого управления, сцепных устройств автопоезда, приборов освещения и сигнализации, стеклоочистители, на правильную установку зеркала заднего вида, чистоту и видимость номерных знаков и дублирующих их надписей;
отсутствие подтекания топлива, масла и воды, а у газобаллонных автомобилей на герметичность газовой аппаратуры и магистралей;
давление воздуха в шинах в соответствии с нормами;
наличие исправного инструмента и приспособлений;
заправку автомобиля топливом, маслом, водой, тормозной жидкостью и уровень электролита в аккумуляторной батарее; после чего механик автопредприятия вносит запись в специальный журнал о техническом состоянии автомобиля, направляемого в командировку
2.2. Пуск непрогретого двигателя производить с помощью пусковой рукоятки при нейтральном положении рычага коробки передач. Брать рукоятку в обхват или применять какие-либо рычаги, действующие на нее, не допускается.
2.3. После запуска или прогрева двигателя необходимо проверить на ходу работу рулевого управления и тормозов, работу "СТОП" сигнала, поворотов, освещения, а также звуковой сигнал.
2.4. В случае обнаружения неисправностей на линию не выезжать до полного их устранения и сообщить об этом администрации автотранспортного отдела.
2.5. Заправку автомобиля топливом производить после остановки двигателя.
2.6. При работе автомобиля на этилированном бензине соблюдать следующие правила:
операции по приемке, заправке автомобиля и перекачке этилированного бензина производить механизированным способом, находясь с наветренной стороны автомобиля;
продувку бензосистемы производить насосом;
при попадании этилированного бензина на руки обмыть их керосином, а затем теплой водой с мылом;
в случае попадания этилированного бензина в глаза немедленно обратиться за медицинской помощью.
2.7. Открывать крышку радиатора следует после охлаждения двигателя, оберегать руки и лицо от ожогов.
2.8. С целью повышения безопасности соединение автомобиля с прицепом должно быть посредством жесткого дышла, закрепленного на раме автомобиля шкворня с гайкой. Шкворень соединять с дышлом так, чтобы оно могло свободно поворачиваться; ось дышла прицепа при горизонтальном его положении должна быть на одном уровне со шкворнем.
2.9. Провести целевой инструктаж водителю, направляемого в командировку.

3. Требование безопасности во время работы

3.1. Прежде чем начать движение с места остановки (стоянки) или выехать из гаража убедиться, что это безопасно для рабочих и других посторонних лиц и подать предупредительный сигнал.
3.2. Быть внимательным и осторожным при движении задним ходом. При недостаточной обзорности или видимости следует воспользоваться помощью другого лица.
3.3. Скорость движения выбирать с учетом дорожных условий, видимости и обзорности, интенсивности и характера движения транспортных средств и пешеходов, особенностей и состояния автомобиля и перевозимого груза.
3.4. Выполнять требования безопасности движения и указания регулировщиков дорожного движения в соответствии с "Правилами дорожного движения".
3.5. По прибытии к месту назначения представиться руководителю организации, куда прибыл, доложить цель командировки, на какой срок прибыл и далее выполнять распоряжения руководителя организации, куда прибыл водитель.
3.6. Оставлять автомобиль разрешается только после принятия мер, исключающих возможность его движения во время отсутствия водителя.
3.7. При ремонте автомобиля на линии соблюдать меры предосторожности: съехать на обочину дороги, включить задний свет при плохой видимости, остановить автомобиль с помощью стояночной тормозной системы, включить первую передачу, подложить под колеса упоры. При работе на обочине под автомобилем находиться с противоположной стороны проезжей части. Не допускать к ремонту автомобиля лиц не имеющих на это право (грузчиков, сопровождающих, пассажиров и т.д.).
3.8. Перед погрузочно-разгрузочными работами автомобиль следует поставить на тормоз с помощью стояночной тормозной системы и включить первую передачу или задний ход на весь период выполнения работ.
3.9. При укладке грузов в кузов автомобиля или прицеп соблюдать правила безопасности изложенные в инструкции по охране труда для грузчиков.
3.10. При механизированной погрузке на автомобиль крупногабаритных грузов или погрузке экскаватором находиться в кузове или кабине автомобиля не разрешается.
3.11. Подавать автомобиль на погрузочно-разгрузочную эстакаду, если на ней есть ограждения или отбойный брус.
3.12. При расцепке прицепов подкладывать под колеса деревянные башмаки, а под дышло упорную штангу. В случае если водитель или лица, сопровождающие автомобиль при тех или иных обстоятельствах работы ставятся в условия опасные для жизни и здоровья немедленно остановить работу, сообщить об этом администрации транспортного отдела.
3.13. Водителю не разрешается:
управлять автомобилем в состоянии алкогольного опьянения
или под воздействием наркотических средств;
выезжать в рейс в болезненном состоянии или при такой степени утомления которая может повлиять на безопасность движения;
при стоянке автомобиля спать и отдыхать в кабине при работающем двигателе или заводить двигатель для обогрева кабины; передавать управление автомобилем посторонним лицам;
производить техническое обслуживание и ремонт автомобиля во время погрузки и разгрузки;
перевозить пассажиров на автомобиле, не оборудованном для перевозки людей, а так же проезд в кабине людей свыше установленной нормы для данного типа автомобиля;
выполнять буксировку автомобиля с целью пуска двигателя;
подогревать двигатель открытым пламенем, а так же при определении и устранении неисправностей механизмов;
протирать двигатель ветошью смоченной бензином и курить в непосредственной близости от системы питания двигателя и топливных баков.

3.13. Работы связанные с заменой и перестановкой шин, рессор выполнять только после того, как автомобиль будет установлен на козелки.
3.14. Демонтаж шины с диска колеса осуществлять при помощи съемника, накачивать шины в предохранительном устройстве. При накачке шин на линии колесо укладывать замочным кольцом к земле.
3.15. По окончании срока командировки и выполнения задания руководителя, сделать отметку в командировочном удостоверении.

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях

4.1. Водитель причастный к дорожно-транспортному происшествию, вызвавшего несчастный случай (наезд на людей или столкновение с другим транспортным средством), должен немедленно сообщить в органы ГИБДД, начальнику АХО или диспетчеру; оказать пострадавшему первую (доврачебную) помощь, принять меры к сохранению обстановки происшествия (аварии) до прибытия ГИБДД, если это не создает опасности для окружающих.
4.2. Неисправную машину брать на буксир при помощи специальных приспособлений можно после разрешения инспектора ГИБДД.

5. Требования безопасности по окончании работы

5.1. После возвращения из командировки совместно с механиком транспортного отдела проверить автомобиль. В случае необходимости составить заявку на текущий ремонт с перечнем неисправностей, подлежащих устранению.
5.2. Автомобиль и прицеп очистить от грязи и пыли, поставить их в установленное место, убедиться в том, что нет возможности возникновения пожара и затянуть рычаг стояночной тормозной системы.
5.3. Сдать путевой лист диспетчеру или ответственному лицу.
5.4. В установленном порядке отчитаться за командировку.
5.5. Снять и убрать специальную одежду в шкаф, вымыть руки и лицо с мылом, принять душ. Применять для мытья химические вещества запрещается.

Знаете ли вы, как правильно указать можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска - ежегодные или по состоянию здоровья.
2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

1. Приказом.
2. Служебным заданием.
3. Командировочным удостоверением.
4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, чеки на отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

• проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
• проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
• демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
• для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
• согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

• Изучение целевого рынка.
• Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
• Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

• проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
• заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
• приобретение оборудования «Станок»;
• исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

• обучение персонала;
• участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
• повышение профессионального уровня;
• освоение новых технологий;
• проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

• увеличение объемов реализации в регионе;
• изучение рынка сбыта;
• переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

• нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
• посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
• собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
• посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

• обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами,

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

• проведение внутреннего правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

• посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

• закупка удобрений;
• получение разрешающей документации;
• представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
• участие в конференции фермеров, обмен опытом;
• приобретение спецтехники;
• реализация продукции на городской ярмарке;
• доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

Водитель

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

• доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
• перевозка коммерческого директора;
• доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

• приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
• плановая диагностика автомашины;
• доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

• Сбор информации для научной работы по теме (название).

• Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

8 января 2015 г. вступили в силу изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: из текста Положения исключены понятия «командировочное удостоверение», «служебное задание» и «отчет о выполненной работе в командировке».

Аналогичные изменения внесены Указом Президента РФ от 12.12.2014 № 765 в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (изменения вступили в силу с 01.02.2015).

Кроме того, приказом Минфина России № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014 отменена Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Как повлияют эти изменения на оформление командировок работников?

Вносим изменения в положение о командировках работников

В каждой организации, работники которой направляются в командировки, должен быть утвержденный руководителем организации или уполномоченным им лицом локальный нормативный акт (например, Положение о командировках работников), регламентирующий порядок оформления командировок, сроки командировок, порядок и размер компенсации расходов, связанных с командировками, и другие связанные с командировками вопросы.

Сейчас необходимо внести соответствующие изменения в этот документ или утвердить его новую редакцию.

Обратите внимание!

В целях приведения нормативных правовых актов в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» признана недействующей на территории Российской Федерации (приказ Минфина № 147н, Минтруда России № 1044 от 15.12.2014).

Основание направления работника в командировку

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы . Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным. В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах - служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным. Поэтому в локальном нормативном акте, рекомендуем сформулировать это положение, например, так:

Кстати

Налоговая служба неоднократно высказывала мнение, что наличие и оформление приказа о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации, и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций эти документы не являются обязательными (см., например, письма ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890@ и от 18.08.2009 № 3-2-06/90, письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).
Однако в соответствии с абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в т.ч. приказом о командировке и проездными документами.
Полагаем, что теперь налоговая служба признает и обязательность издания приказа о направлении в командировку, и возможность подтверждения срока пребывания в командировке проездными документами без оформления командировочного удостоверения.

Определяем фактический срок пребывания работника в командировке

До внесения изменений в Положение о командировках документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, согласно п. 7 Положения о командировках, было командировочное удостоверение. Но в некоторых случаях проставить отметки о прибытии в пункты командировки и выбытии из них было невозможно, и Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 разъяснял, что в таких ситуациях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

Приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

Служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

Проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

Счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Обратите внимание!

Согласно новой редакции п. 7 Положения о командировках фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам , представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

И это вполне логично, т.к. приказ подтверждает только планируемый срок командировки, служебное задание отменено, счет гостиницы подтверждает только срок проживания , а проездные билеты подтверждают весь срок пребывания в командировке, включая и дорогу в оба конца, и проживание в месте командирования.

Выход есть!

Минфин России в письме от 05.02.2010 № 03-03-05/18 разъяснил, что в случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Согласно абз. 2 п. 9 Порядка и условий командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (в ред. от 12.12.2014; далее - Порядок и условия командирования), при отсутствии проездных документов (билетов) фактический срок пребывания гражданского служащего в служебной командировке определяется по иным подтверждающим период его нахождения в служебной командировке документам, перечень которых утверждается Министерством финансов Российской Федерации.

Полагаем, что этот перечень будет полезен не только федеральным государственным органам, государственным внебюджетным фондам Российской Федерации и федеральным государственным учреждениям, но и другим организациям, не относящимся к бюджетной сфере.

Нередко работники ездят в командировки на личном транспорте. Согласно новому - второму - абзацу п. 7 Положения о командировках в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке , которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Служебная записка оформляется в произвольной форме, но если в организации поездки в командировки на личном транспорте - достаточно частое явление, рекомендуем разработать специальный бланк, который позволит работнику указать всю необходимую информацию и не допустить ошибок.

Форму бланка служебной записки и пример его заполнения (Пример 1) можно привести в приложении к Положению о командировках работников.

Служебные записки вместе с документами, подтверждающими использование автомобиля (путевой лист, кассовые чеки за бензин, квитанции за парковку и проезд по платным дорогам и др.), вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию.

Как подтвердить посещение нескольких мест командировки?

Раньше в командировочном удостоверении можно было проставить отметки о прибытии в каждый пункт командировки и выбытии из него. В новой редакции Положения о командировках отсутствуют нормы о способе указания нескольких мест, которые должен посетить работник за время командировки. Можно, конечно, для подтверждения расходов на проезд перечислить все пункты командировки, которые посетил работник, в служебной записке с приложением проездных документов, подтверждающих перемещение работника из одного пункта командировки в другой.
Однако, поскольку в новой редакции Положения о командировках об обязательности указания в служебной записке всех мест, которые посетил работник в командировке, не упоминается, полагаем, что представления проездных документов будет достаточно.

Следует заметить, что в бюджетных организациях, согласно п. 21.1 Порядка и условий командирования, возмещение расходов, связанных с использованием гражданским служащим личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно - к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы, осуществляется в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации .

Кроме того, в соответствии с п. 22 Порядка и условий командирования при отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится , за исключением возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда в командировку и обратно.

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

Оформляем приказ о направлении работника в командировку

Если в вашей организации принято решение использовать унифицированные формы № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» и Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, нужно соблюдать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее - Порядок применения унифицированных форм).

Согласно части второй и третьей Порядка применения унифицированных форм все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа), удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Строка для указания основания приказа в унифицированных формах № Т-9 и Т-9а является не отдельным реквизитом, а всего лишь частью реквизита «Текст», оформленного в табличной форме, но изменять подстрочник - удалять слова «служебное задание» - мы вам посоветовать не можем, несмотря на то, что эти слова полностью потеряли свою актуальность.

Если в организации утверждены локальные унифицированные формы приказов о направлении работника (работников) в командировку (Примеры 2 и 3), все упрощается, т.к. ничто не мешает внести в локальную форму необходимые изменения и заново утвердить ее. Строка для указания основания приказа может выглядеть следующим образом:

Основание: ___________________________________________________
наименование, дата и номер документа

Что является теперь основанием для издания приказа? Работодатель может направить работника в командировку по разным основаниям, например:

• если командировки предусмотрены договором о выполнении работ (оказании услуг) или договором о совместной деятельности, в качестве основания для издания приказа указывается этот договор;
• если поездка в командировку необходима с целью согласования и/или подписания документов, основанием может являться служебная записка руководителя подразделения;
• если в организации имеется утвержденный план служебных командировок работников на квартал, полугодие или в целом на год, основанием для издания приказа будет являться этот план;
• если возникла необходимость решения конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности, основанием может служить также служебная (докладная) записка, либо план мероприятий, либо приглашение в рамках совместной деятельности;
• если в организацию поступило приглашение принять участие в конференции, совещании, семинаре или другом мероприятии с целью изучения, обобщения и распространения опыта, новых форм и методов работы и работодатель считает такое участие полезным, в качестве основания для издания приказа указывается данное приглашение.

Как оформить служебное поручение?

Согласно новой редакции абз. 2 п. 3 Положения о командировках работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом в ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации говорится о распоряжении работодателя.

О необходимости письменного оформления такого поручения в Положении о командировках ничего не сказано. Следовательно, организация сама должна решить, нужно ли оформлять служебные поручения в письменном виде, какую форму для этого выбрать и кто будет их подписывать, а также как работник сможет подтвердить выполнение служебного поручения.

Отметим, что в большинстве случаев отдельная письменная форма служебного поручения не нужна, поскольку поручение (цель) формулируется в приказе, а результат поездки подтверждается привезенными работником документами. Например, работнику поручили выехать в командировку, цель которой состоит в том, чтобы встретиться с контрагентом и получить его подпись на договоре. После возвращения из командировки работник представляет руководству подписанный договор.

В подобных случаях оформление служебного поручения в письменной форме - просто лишняя бумажная волокита, как и отчет о выполненной в командировке работе.

Однако нередки случаи, когда поручение, которое дают командируемому работнику, достаточно сложное, состоящее из нескольких заданий, порой не связанных между собой, изобилующее числовыми данными, т.е. такое, которое невозможно, с одной стороны, запомнить, а с другой - доказать, что было именно такое поручение. Конечно, в таких случаях служебное поручение требует письменной формы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты можно сформулировать следующим образом:

Есть еще один способ оформления служебного поручения. В локальных унифицированных формах приказов о направлении работника (работников) в командировку вместо строк «с целью» (в односубъектной форме) и «цель» (в многосубъектной форме) можно предусмотреть строки «Служебное поручение», в которых указать краткое содержание служебного поручения (см. Примеры 2 и 3).

Обратите внимание: п. 6 Положения о командировках, где говорилось о цели командировки , которую следовало указывать в служебном задании, утратил силу.

Если объем служебного поручения большой, его можно изложить не в самом приказе, а в приложении к нему (Пример 4), не забыв указать в приказе, что имеется приложение.

Если организация применяет унифицированные формы № Т-9 и Т-9а, в них также можно вставить дополнительные строки для указания служебного поручения либо оформить вкладной лист «Служебное поручение», т.к. согласно части пятой Порядка применения унифицированных форм при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вместо вкладного листа можно оформить служебное поручение в форме приложения к приказу.

Абзац 2 п. 26 Положения о командировках, согласно которому работник по возвращении из командировки был обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет в письменной форме о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, с 8 января этого года утратил силу.

Можно сделать следующий вывод: как и в вопросе о служебном поручении, организация должна самостоятельно решить, нужен ли такой отчет, в какой форме он должен быть представлен и кто его должен подписать, и, если организация сочтет необходимым, согласовать и/или утвердить.

Кстати

Согласно подп. «б» п. 35 Порядка и условий командирования по возвращении из служебной командировки гражданский служащий обязан в течение трех служебных дней представить в государственный орган отчет о выполненной работе за период пребывания в служебной командировке , согласованный с руководителем структурного подразделения, в котором он замещает должность федеральной государственной гражданской службы.

В Положении о командировках работников организации соответствующие пункты могут быть сформулированы следующим образом:

Заметим, что в некоторых случаях в предоставлении отчета нет никакой необходимости . Например, если работник был командирован с целью закупки запасных частей, после возвращения из командировки ему достаточно сдать их на склад и передать в бухгалтерию документы на эти запасные части. Подобные случаи можно предусмотреть и в Положении о командировках работников, например:

Учет работников, выезжающих и приезжающих в командировки

Согласно п. 8 Положения порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н (далее - Приказ № 739н).

В форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведенной в приложении № 2 к Приказу № 739н, предусмотрена графа для указания даты и номера командировочного удостоверения. До внесения изменений в Приказ № 739н в этой графе можно ставить прочерк.

Наш совет

Прочерк (длинное тире) получается при одновременном нажатии трех клавиш: Ctrl + Alt + «-» на цифровой клавиатуре.

Форма журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, приведенная в приложении № 3 к Приказу № 739н, предусматривает указание наименования организации, выдавшей командировочное удостоверение. В этой графе нужно указать наименование командирующей организации.

Что касается федеральных государственных гражданских служащих, то п. 10 Порядка и условий командирования было предусмотрено, что государственные органы ведут учет гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, в специальных журналах по формам, порядок утверждения которых определяется Правительством Российской Федерации . Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо своим приказом (распоряжением) назначает гражданского служащего, ответственного за ведение указанных журналов и осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Таким образом, на момент публикации данной статьи вопрос об учете гражданских служащих, выезжающих и приезжающих в служебные командировки, не решен.

В заключение хотим обратить ваше внимание на тот факт, что исключение из текста Положения о командировках таких понятий, как «цель командировки», «служебное задание», «командировочное удостоверение», «отчет о выполненной в командировке работе», не говорит о том, что работодатель не должен сформулировать цель командировки, и не вводит запрет на применение перечисленных документов. Поэтому в случае если организация считает целесообразным использовать командировочное удостоверение и другие документы в привычном и удобном для нее формате, рекомендуем указать это в Положении о командировках работников организации.
Однако нельзя не учитывать и того, что в этом случае возможна проблема: принимающая сторона может категорически отказаться ставить отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, ссылаясь на новую редакцию Положения.