Юрконсультация: правила составления протокола об административном правонарушении. Протокол об административном правонарушении Что должно быть в протоколе

01.11.2020

Акт проверки от 16.09.2015, а протокол об административном правонарушении по результатам проверки составлен 23.09.2015г. Есть ли какие-либо нарушения?

Ответ

Представляется, что в указанном в вопросе случае имеется нарушение срока составления протокола. С учетом положений примечания к и КоАП РФ, если административное расследование не проводилось, протокол должен был быть составлен в течение 2-х суток с момента составления акта проверки.

Однако, необходимо отметить, что нарушение срока составления протокола не признается судами существенным нарушением, влекущим отмену постановления, а также безусловным основанием для отказа в привлечении лица к административной ответственности при доказанности состава вмененного нарушения и его составления в пределах срока давности.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .

«Статьей 28.5 КоАП РФ предусмотрена возможность составления протокола после выявления совершения административного правонарушения.

Следовательно, для составления такого процессуального документа определяющим является, прежде всего, выявление административным органом факта административного правонарушения.

Таким образом, выявив соответствующие административные нарушения при осуществлении внеплановой проверки, управление вправе было составить протокол без назначения и проведения административного расследования. При этом нарушение срока оформления этого документа не является безусловным основанием для отказа в привлечении арбитражного управляющего к административной ответственности при доказанности составов вмененного нарушения, поскольку протокол в любом случае составлен пределах срока давности, установленного статьей 4.5 КоАП РФ».*

3. Постановление ФАС ВВО от 14.05.2007 №

«Кроме того, нарушение срока составления протокола не является основанием, исключающим производство по делу об административном правонарушении, если материалами дела подтверждается факт правонарушения и протокол составлен в пределах срока давности, предусмотренного в статье 4.5 КоАП РФ».

4. Постановление 7 ААС от 31.03.2015 №

«Доводы заявителя жалобы о нарушении сроков составления протокола об административном правонарушении подлежат отклонению судом апелляционной инстанции в силу следующего.

Статьей 28.5 КоАП РФ предусмотрено, что протокол об административном правонарушении составляется немедленно после выявления совершения административного правонарушения.

В случае, если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых возбуждается дело об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении составляется в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения.

Таким образом, протокол об административном правонарушении составляется немедленно после выявления совершения административного правонарушения.

Вместе с тем, по смыслу статьи 28.5 КоАП РФ, нарушение срока составления протокола об административном правонарушении не является безусловным основанием для отмены постановления о назначении административного наказания, если при этом не нарушены права и законные интересы лица, привлекаемого к административной ответственности. Сроки, предусмотренные названной статьей, являются процедурными, а не пресекательными, поскольку материально-правовые последствия пропуска этих сроков Кодексом не определены.*

Само по себе нарушение срока составления протокола об административных правонарушениях, предусмотренного статьей 28.5 КоАП РФ, не является основанием, исключающим производство по делу об административном правонарушении, если этим протоколом подтверждается факт правонарушения, и он составлен в пределах срока давности, установленного статьей 4.5 названного Кодекса».

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

Протокол об административном правонарушении является процессуальным документом, служащим основанием для возбуждения производства по делу об административном правонарушении, поскольку в данном документе фиксируется факт совершения соответствующего нарушения.

Протокол составляется практически во всех случаях совершения правонарушений. КоАП установлены исключения из этого общего правила. Во-первых, дела о некоторых категориях административных правонарушений возбуждаются только прокурором, который выносит соответствующие постановления в соответствии со ст. 28.4 КоАП. Во-вторых, ч. 1 ст. 28.6 КоАП предусмотрены случаи, когда административное наказание в виде предупреждения или штрафа назначается на месте совершения правонарушения, где и происходит процессуальное оформление соответствующих действий, не требующих составления протокола, а ч. 1.1 КоАП - случаи, когда рассмотрение дел об административных правонарушениях, назначение и исполнение административного наказания осуществляются в порядке, установленном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Протокол не составляется при выявлении правонарушения в области дорожного движения, зафиксированного с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств или средств фото- и киносъемки, видеозаписи.

Статья 28.2 КоАП содержит перечень обязательных к указанию в протоколе об административном правонарушении данных. Так, в протоколе указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потер-певших, если имеются свидетели и потерпевшие. Сведения о личности нарушителя устанавливаются по имеющимся у него документам. В случае отсутствия документов, удостоверяющих личность, необходимые сведения могут быть проверены в адресном бюро, а также по месту жительства и работы (учебы) нарушителя с помощью телефонной связи. В целях установления личности нарушителя допускаются доставление и административное задержание лица, личный досмотр, досмотр вещей, транспортного средства и изъятие вещей и документов. Важно обратить внимание на то, что наличие свидетелей не является обязательным условием при составлении протокола, как иногда полагают отдельные лица, осуществляющие рассмотрение дел об административных правонарушениях.

Место, время совершения и событие административного правонарушения также подлежит указанию в протоколе об административном правонарушении. Фиксация места совершения правонарушения необходима, поскольку по общему правилу дело об административном правонарушении рассматривается по месту его совершения. Указание на время совершения правонарушения имеет важное значение в силу того, что постановление по делу об административном правонарушении может быть вынесено не позднее двух месяцев (в отдельных случаях - не позднее одного года) со дня совершения правонарушения. Подробное описание события совершенного правонарушения необходимо для правильной квалификации правонарушения.

В протоколе указывается статья КоАП или закона субъекта РФ, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение.

Объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела, фиксируются протоколом, поскольку наличие данных объяснений является одним из источников доказательств по делу. Исходя из объяснений нарушителя, можно сделать вывод о наличии его вины в содеянном и выявить обстоятельства, смягчающие ответственность, например чистосердечное раскаяние или способствовавшее совершению нарушения сильное душевное волнение.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные КоАП, о чем делается запись в протоколе.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом об административном правонарушении. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу. В случае неявки лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, или его представителя, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. В этом случае копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Протокол об административном и рано нарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае их неявки в нем делается соответствующая запись.

Копия протокола об административном правонарушении вручается под расписку физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему.

Если при рассмотрении дела об административном правонарушении протоколу об административном правонарушении принадлежит главенствующая роль, то при рассмотрении дела арбитражным судьей протокол выступает одним из доказательств, которое может быть признано недопустимым (правила установления недостатков протокола об административном правонарушении с точки зрения полноты исследования события правонарушения и сведений о лице, его совершившем, а также соблюдения процедуры оформления протокола см. в Постановлении Пленума PC РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»).

Существенным недостатком протокола является отсутствие данных, прямо перечисленных в ч. 2 ст. 28.2 КоАП, и иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела об административном правонарушении (например, отсутствие данных о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола и т.п.).

Несущественными являются такие недостатки протокола, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу, а также нарушение установленных ст. 28.5 и 28.8 КоАП сроков составления протокола об административном правонарушении и направления протокола для рассмотрения судье, поскольку эти сроки не являются пресекательными, либо составление протокола в отсутствие лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, если этому лицу было надлежащим образом сообщено о времени и месте его составления, но оно не явилось в назначенный срок и не уведомило о причинах неявки или причины неявки были признаны неуважительными.

В том случае, когда протокол об административном правонарушении составлен неправомочным лицом либо когда протокол или другие материалы оформлены неправильно, материалы представлены неполно, протокол об административном правонарушении подлежит возвращению в орган или должностному лицу, которым был составлен протокол.

Возвращение протокола возможно только при подготовке дела к судебному рассмотрению и не допускается при рассмотрении дела об административном правонарушении по существу, поскольку ч. 2 ст. 29.9 КоАП не предусматривает возможности вынесения определения о возвращении протокола и иных материалов органу или должностному лицу, составившим протокол, по результатам рассмотрения дела.

Когда лицо совершило административный проступок, уполномоченные лица обязаны составить протокол, который содержит детальную характеристику совершенного . КоАП содержит требования к содержанию протокола и базовые условия его составления.

Содержание и структура протокола об административном правонарушении

Порядок составления об административном правонарушении содержится в ст. 28.2 КоАП РФ. Этот важнейший документ для привлечения лица к административной ответственности составляется немедленно после совершения противоправного деяния, но он также может быть составлен в течение 2 суток после него, если требуется дополнительно прояснить обстоятельства происшедшего. Если было вынесено определение о возбуждении административного дела, то протокол составляется по окончании расследования.

Расследование имеет смысл в том случае, если информацию можно получить только экспертным путем или после проведения определенных процессуальных действий, которые занимают определенное время. Такое не может длиться более месяца. В исключительных обстоятельствах этот срок допускается продлить, но не более чем на 6 месяцев.

Основания для составления протокола об административном правонарушении:

выявление административного правонарушения;
правонарушителем административного наказания;
выявление правонарушения, совершенного (в возрасте от 16 лет).

Протокол об административном правонарушении приобщается к постановлению, которое может быть обжаловано в порядке, прописанном в 30 Главе КоАП.

Протокол об административном правонарушении должен содержать такие сведения:

Дата и место его составления.
Должность составителя, его звание, ФИО сотрудника.
Сведения о лице, совершившем противоправное деяние.
Сведения о потерпевших и свидетелях (если таковые имеются): ФИО, адреса проживания, телефоны.
Место и время совершения деяния, которое противоречит законодательству.
Описание совершенного правонарушения со ссылкой на КоАП, пункты правил , иные правила, нарушение которых имело место.
Иные важные для разрешения дела сведения.

При участии понятых в производстве об административном правонарушении запись об этом делается в протоколе. Здесь прописываются их ФИО, адрес проживания, телефон и паспортные данные (или сведения об ином документе, удостоверяющем личность).

Понятым может являться любое совершеннолетнее лицо, которое не входит в перечень заинтересованных лиц. Число понятых не должно быть менее двух, замечания каждого из них заносятся в протокол. Если были применены спецсредства, то их показания отражаются в документе с указанием наименования и его номера.

Порядок составления протокола

Перед тем как составить протокол об административном правонарушении, лицу, в отношении которого возбуждено дело и другим участникам процесса должны быть разъяснены их конституционные права и обязанности. Отметка об этом заносится в протокол.

Если основания для вынесения постановления у сотрудника правоохранительных органов нет, то он должен назначить время и место рассмотрения дела и уведомить об этом правонарушителя и потерпевшего. Это необходимо сделать в течение 15 суток после составления протокола. Если нарушитель не явится в обозначенное время, то протокол будет составлен в его отсутствие, а в его адрес будет направлена копия документа.

Документ подписывается сотрудником, который его составил, и правонарушителем. Если указанное лицо отказывается от подписания протокола (это его законное право), то об этом делается соответствующая отметка в протоколе.

Письменные ходатайства участников дел об административном правонарушении приобщаются к делу и рассматриваются сотрудниками с учетом их компетенции. Решение об отказе в удовлетворении ходатайства выносится в виде письменного определения.

Если с ходатайством обратился сам нарушитель, то этот факт может найти отражение в протоколе об административном правонарушении. Нарушитель также может прописать причины несогласия с обстоятельствами, изложенными в протоколе.

Правонарушителю и потерпевшему под расписку вручаются копии протокола. Отказ в выдаче копии документа является незаконным. В любом случае их должны ознакомить с содержанием протокола.

В случае необходимости к протоколу прилагается рапорт составителя и схема происшествия.

В случае необходимости внесения в протокол изменений согласно ст. 28.2 ч.2 КоАП они в обязательном порядке подлежат заверению подписью и нарушителя, которые подтверждают факт ознакомления с правками.

Форма протокола утверждена соответствующим Приказом МВД и является приложением к регламенту.

Стоит отметить, что в некоторых ситуациях допускается не оформлять протокол . Например, если правонарушение не несет серьезной общественной опасности, и за него предусмотрено наказание в виде штрафа или простого предупреждения. В такой ситуации, согласно ст. 28.6 КоАП, составлять протокол не требуется, вместо этого выносится постановление, которое вручается нарушителю. Если тот отказывается от получения, то оно направляется ему письмом по почте.

Но если нарушитель не согласен с тем, что он совершил противоправное деяние, то протокол об административном правонарушении нужно оформить и приложить к постановлению.

Таким образом, протокол представляет собой составленный документ, в котором фиксируется факт , и приводится краткая характеристика данного деяния. Правила составления и требования к содержанию указанного документа прописаны в 28.2 ст. КоАП.

(Пока оценок нет)

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, правила составления протокола об административном правонарушении. Допускаются ли при заполнении протокола записи инспектора ДПС на полях?

Иванова Марина Юрьевна

Ответ: Правила составления протокола об административном правонарушении установлены статьей 28.2 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Согласно части 1 названной статьи о совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1 и 3 статьи 28.6 КоАП РФ.

При этом в протоколе об административном правонарушении указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

При составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные настоящим Кодексом, о чем делается запись в протоколе.

В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие. Копия протокола об административном правонарушении направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение трех дней со дня составления указанного протокола.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

Физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также потерпевшему вручается под расписку копия протокола об административном правонарушении.

С уважением, Малкин Олег,
юрист Независимого аналитического агентства "