Обсудим стратегии и тактики официально-деловой переписки, как выразить отказ в деловом письме. Варианты содержащих отказ писем на этапе обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве. Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора. Как корректно выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны? Предлагаем примеры текстов писем-отказов.

Когда необходимо написать письмо-отказ

Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.

И это, безусловно, должно находить адекватное ситуации профессионального общения отражение в содержании деловых писем, в их стилистическом оформлении.

В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.

Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.

Структура письма-отказа

Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:

• информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
• выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
• принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
• аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
• формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
• изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
• описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
• описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
• выражение заинтересованности в сотрудничестве;
• выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ № 1 (в ответ на полученный от партнеров типовой договор)

Коммерческому директору
ОАО "Электрокомплект"
М.И. Новикову

Уважаемый Михаил Иванович!

Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП "Радуга"

К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению. В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов. В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму.

В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП "Радуга" принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия.

Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение - на 3 листах в 1 экз.

С уважением и надеждой на успешную совместную работу,

Заместитель генерального директора
ФГУП "Радуга" И.П. Бережной

Письмо-отказ № 2 (в ответ на полученное от партнеров предложение по дополнительной статье договора)

Генеральному директору
ОАО "Прометей"
С.Ф. Дубровину

Уважаемый Степан Федорович!

Благодарю Вас за факс от 26.12.2010, в котором изложена Ваша позиция по проекту договора на поставку типографского оборудования. Усилия наших специалистов по согласованию основных статей договора позволили достичь значительного прогресса на пути к взаимовыгодному сотрудничеству.

В то же время хочу напомнить Вам, уважаемый Степан Федорович, что на переговорах, которые состоялись в ноябре 2010 года, представителями наших организаций были согласованы отпускные цены на продукцию ЗАО "Фортуна-М" с учетом транспортировки оборудования со склада нашего предприятия автотранспортом ОАО "Прометей". Предполагалось, что транспортировка груза и его страховка будут организованы, оформлены и оплачены Вашим предприятием самостоятельно.

В настоящее время Вами предложено включить в текст договора отдельную статью "Условия транспортировки", в которой Вы возлагаете обязанности по организации, оформлению и оплате железнодорожной транспортировки и страховки приобретаемого типографского оборудования на наше предприятие.

Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.

Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий. Место и дату его проведения мы можем определить с Вами в рабочем порядке.

С уважением и пожеланиями успехов в работе,

Генеральный директор
ЗАО "Фортуна-М"Ю.А. Карпов

Письмо-отказ № 3 (в ответ на полученное от партнеров предложение по платежной статье контракта)

Директору
ООО "Спецтранссервис"
Л.О. Малышеву

Уважаемый Леонид Олегович!

Нами получено Ваше электронное письмо от 27.12.2010 с информацией о согласовании всех основных статей договора № ТК-2/27 на транспортное обслуживание нашего предприятия. Мы благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за поиск компромисса в вопросе о размере аванса.

К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (25% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше 15%.

В связи с этим, уважаемый Леонид Олегович, прошу Вас рассмотреть возможность снижения размера авансового платежа до 15%. Я полагаю, что объемы перевозок и длительность действия договора между нашими предприятиями являются весомым аргументом в принятии окончательного решения по этому вопросу.

Еще раз благодарю Вас за внимательное отношение к этому проекту и надеюсь на понимание.

С глубоким уважением,

Генеральный директор
ОАО "Медспецоборудование"В.К. Пантелеев

Письмо-отказ № 4 (в ответ на полученное от партнеров предложение по ценовой статье контракта)

Коммерческому директору
ОАО "Продпоставка"
Н.Н. Белякову

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО "Продпоставка" за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.

В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами. Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%. Пятнадцатилетний опыт работы АСК "Строймонтаж" на строительном рынке нашего и соседних регионов и наличие соответствующих конкурентных материалов позволяют нам не согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ.

Мы весьма заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве с Вашим предприятием, поэтому предлагаем провести совещание представителей наших организаций для обсуждения ценовой статьи договора 12 января 2011 г. в 10-00 в офисе АСК "Строймонтаж".

Прошу Вас, уважаемый Николай Николаевич, рассмотреть наше предложение и сообщить нам о своем решении по данному вопросу.

С глубоким уважением,

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам
АСК "Строймонтаж"В.Ю. Алексеева

Письмо-отказ № 6 (в ответ на полученные от партнеров формулировки отдельных пунктов договора)

Генеральному директору
ООО "Партнер"
Б.Т. Никольскому

Уважаемый Борис Тимофеевич!

Специалисты ОАО "Стеклокерамика" внимательно ознакомились с предложениями ООО "Партнер" по компромиссным вариантам отдельных формулировок статей "Обязанности Комитента" и "Обязанности Комиссионера" (Приложение к Вашему исх. факсу от 21.12.2010 № П3-95).

Некоторые Ваши предложения (пункты 2, 3 и 5-7 упомянутого выше Приложения) представляются весьма конструктивными и принимаются нами в полном объеме.

Однако часть Ваших предложений не может быть принята нами и по-прежнему вызывает у нас ряд вопросов. Нам представляется, что в измененных формулировках пунктов не отражены наши замечания и пожелания. В связи с этим мы вновь обращаем Ваше внимание на пункты 1, 4 и 8 указанного Приложения и предлагаем еще раз их проанализировать.

В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией.

Мы надеемся, уважаемый Борис Тимофеевич, что наши временные разногласия будут успешно преодолены и мы достигнем полного взаимопонимания.

С уважением и пожеланием успехов в работе,

Генеральный директор
ОАО "Стеклокерамика"В.Ф. Дегтярев

Михаэль Кухарски, региональный директор по продажам в странах СНГ компании OpenText:

В России системы электронного документооборота (СЭД) все еще часто рассматриваются как автономные решения, направленные на выполнение определенных узких задач предприятия: управление организационно-распорядительными документами (ОРД), управление финансовой «первичкой» и отчетными документами, управление счетами, управление Web-контентом, управление персональными данными сотрудников, управление договорами, согласование документов и т. д.

В то же время предприятия с мировой практикой рассматривают СЭД, или DMS (Document Management Systems), преимущественно как первый этап на пути к построению глобальных ECM-систем (ЕСМ – Enterprise Content Management), или систем управления корпоративным контентом. Принимая решение по внедрению системы по управлению контентом, компании рассматривают такие системы как часть единого корпоративного информационного пространства предприятия и в качестве долгосрочной платформы для хранения и работы с корпоративной информацией.

В сфере ИТ крупные компании все чаще переходят от «островных» решений к так называемым интегрированным пакетам под названием Business Suite, включающим в себя различные совместимые между собой модули, тесно связанные друг с другом и дающие возможность поэтапного, но долгосрочного построения бизнеса. Примером таких пакетов является, например, SAP Business Suite. Раньше компании в основном внедряли один из его модулей, а именно решение для управления ресурсами предприятия SAP ERP. Сегодня можно в любое время дополнить это решение, добавив модули по управлению взаимоотношениями с поставщиками, управлению взаимоотношениями с клиентами, управлению жизненным циклом продукта и т. д., постепенно выстроив систему до SAP Business Suite, зная, что компоненты всегда будут сочетаться друг с другом. В области ECM подобным примером может послужить набор решений по управлению корпоративным контентом OpenText ECM Suite.

Наряду со своими флагманскими продуктами для крупных промышленных предприятий, компании также предлагают решения для СМБ, которые более просты в эксплуатации и более подходят с точки зрения ценообразования к малым и средним предприятиям. Так, SAP имеет платформу SAP Business One для СМБ. OpenText, в свою очередь, предоставляет пакет решений по управлению корпоративным контентом OpenText eDOCs. Благодаря внедрению OpenText eDOCS, а также ряду сопутствующих модулей eDOCs, организации могут управлять всеми видами документов, независимо от их типа, в одном корпоративном хранилище. Примером может послужить внедрение проекта в Европейском суде по правам человека в Страсбурге. На территории России крупнейшим внедрением можно считать проект организации Корпоративной системы электронного документооборота – КСЭДО – в компании «Мегафон».

КСЭДО помогла «Мегафону» повысить эффективность работы c документами: время на поиск необходимых бумаг сократилось, исключилась возможность потери информации, а также возросла исполнительская дисциплина. Согласование организационно-распорядительной документации стало проходить быстрее, за счет чего высвободилось время сотрудников.

Особую роль при внедрении ECM-систем играет возможность глубокой или бесшовной интеграции ECM-систем с другими приложениями предприятия. Так, например, предприятия, заведомо выстраивающие свою стратегию на тесной интеграции систем ECM и ERP, имеют важные экономические преимущества: эффективность таких систем постоянно возрастает за счет прозрачности процессов, отчетности и лучшей эксплуатации гомогенных сетей, одновременно снижаются прямые и косвенные затраты на внедрение и эксплуатацию информационных технологий (TCO). Пользователи работают в привычной для них среде, что сокращает затраты на обучение персонала.
Следующим и перспективным этапом развития ECM-систем будут так называемые системы Enterprise Content Management 2.0, основанные на облачных технологиях и позволяющие осуществлять работу с корпоративным контентом из любой точки мира в любое время. Не только крупный бизнес, но и СМБ заинтересован в таких решениях, основанных на облачных технологиях и мобильной работе с документами. Системы, предусмотренные для этой работы, должны быть виртуализируемы и масштабируемы и иметь возможность удаленного и мобильного доступа к ним.

Подводя итог, можно сказать, что рассмотренные в статье системы предусмотрены преимущественно для решения конкретных и специализированных бизнес-задач. Но нужно иметь в виду, что каждая новая задача зачастую влечет за собой закупку новой системы, что, в свою очередь, приводит к разрозненности систем внутри предприятий, которыми в итоге становится сложно и дорого управлять.

Преимуществом крупных интегрированных систем (таких, например, как решения OpenText) является то, что они выступают единой платформой для управления корпоративным контентом, на основе и в рамках которой могут быть решены различные бизнес-задачи и реализованы различные бизнес-процессы. Такие решения разработаны для организации единого корпоративного пространства, где можно начать с малого и постепенно расширять предлагаемый функционал в рамках единой системы.

Геннадий Самойленко, директор по персоналу компании «Балчуг»:

Наша компания сознательно отказалась от электронного документооборота. Этот отказ сформировался у меня благодаря двум человекам. Один из них работал в крупной компании с электронным документооборотом в службе HR (электронный рекрутинг), занимался подбором персонала, и 80 % работы этого человека заключалось в копировании резюме, раскладывании папок, рассылке приглашений на собеседование, отправлении копий руководителям и т. д. Работа, не приносящая результата. 20 % оставалось на то, чтобы закрывать вакансии. Компанию, в которой работает этот человек, на рынке HR называют «компанией незакрытых вакансий», так как открытых вакансий у них порядка 100. Конечно, при таком положении дел результат работы очень низкий.

Второй человек, сформировавший у меня такое мнение, – директор по персоналу другой крупной мобильной компании. Данная компания тоже работала в системе электронного документооборота, и директор по персоналу подтвердил мне, что 80 % рабочего времени уходит на работу, не приносящую результата: на ответы на запросы, составление и отправку отчетов и т. д. Чтобы был какой-то результат, а ведь надо еще нанимать, обучать, стимулировать и увольнять сотрудников, – приходилось задерживаться на работе до 21–22 часов. Рабочие субботы при таком подходе стали нормой, потому что большую часть дня приходится обмениваться письмами с центральным офисом и другими сотрудниками.

В такой ситуации человек «выгорает»: работа становится ему неинтересна, из нее полностью уходит творчество, процесс созидания, который является самым привлекательным для любого человека в его деятельности.

Электронный документооборот также негативно сказывается на качестве коммуникаций в компании, разрушает их живость. Иногда ситуация доходит до абсурда. Мой знакомый рассказал об одном случае. Руководитель подразделения зашел в отдел кадров: в это время менеджер по подбору персонала задал руководителю уточняющий вопрос по вакансии. И менеджеру тут же сделали замечание, сказав, что все вопросы, даже уточняющего характера, следует оформлять в электронном виде.

В таком подходе, конечно, есть определенная логика, так как все уточнения должны фиксироваться. Но, с другой стороны, это убивает живость общения и само понятие «коммуникация». Устная речь, как известно, дает нам только 30 % информации. Остальные 70 % – это невербальная коммуникация: мимика, жесты, взгляд, поведение человека при общении. Соответственно, при электронном документообороте теряется смысл и эффективность этих коммуникаций. Нам проще понять друг друга, когда мы общаемся вживую. Один вид общения – электронная переписка, другой – общение по телефону, а третий – общение вживую. Живое общение бывает более эффективным и иногда определяющим.

Я сейчас учусь в израильской школе. Школа русскоязычная, но мой учитель говорит на иврите. И когда мы переписываемся, мне приходится иногда по одному и тому же вопросу переспрашивать учителя несколько раз. При этом если мы общаемся посредством Скайпа, то есть слышим и видим друг друга, то понимаем все с первого раза. Поэтому я считаю, что электронный документооборот нужен в большей степени для собственников, для прозрачности бизнеса, но не нужен для самого бизнеса. СЭД – такое неизбежное зло, на которое приходится идти, когда компания разрастается. Но если этого можно избежать, например, когда компания небольшая, лучше обойтись без него. Хотя есть крупные федеральные компании, которые не используют электронный документооборот. И делают они это не потому, что у них не хватает денег или они принципиально выступают против новых технологий. Компании не используют его, потому что считают такой подход к ведению документов нецелесообразным, неэффективным.

В компании «Балчуг» в свое время было порядка 60 видов разных отчетностей. Но в какой-то момент мы поняли, что половина этих отчетов не читается. Тогда было принято решение оставить только те отчетности, которые жизненно необходимы для работы, к которым постоянно обращаются. Удивительное дело, но в итоге из 60 осталось только 7 отчетов! Все остальное оказалось фиксацией бизнеса, которую никто не использует.

Валерия Балашова, директор по персоналу компании «ТТК»:

Электронный документооборот упорядочивает многие процессы, позволяет сэкономить массу ресурсов. В первую очередь – временной ресурс. И приучает к определенному качеству, стандарту работы. Ни у кого нет шанса выбросить документ, сказать: «Я не буду этого делать». Потому что есть определенное правило: ты являешься рецензентом, ты должен дать свою рецензию и отвечать за нее. Это добавляет работе порядка, проработанности, продуманности.

Конечно, в электронном документообороте есть и свои минусы. Но я за введение в компании электронного документооборота, потому что он позволяет сохранить, вовремя найти, понять историю ситуации.

Когда есть доступ к документообороту за несколько лет, работа значительно облегчается. Риск ухода человека, который владеет информацией, становится минимальным, потому что доступ к этой информации свободен. На прошлой работе была внедрена система «БОСС-Референт». Я не ощутила ее минусов, поскольку была хорошая IT-поддержка – все вопросы оперативно и грамотно решала собственная сервисная служба. Ее наличие и качественная, оперативная работа очень важны для компаний, внедривших электронный документооборот.

В случае отсутствия у Вас технической возможности или отказа от перехода на ЭДО, документооборот будет осуществляться на прежних условиях.

Соглашение об использовании электронных документов

Общество с ограниченной ответственностью «Южный ТЕЛЕКОМ» (в дальнейшем - ООО «Южный ТЕЛЕКОМ») в лице Директора Даронь Игоря Александровича, действующего на основании Устава, заключит настоящее соглашение об использовании электронных документов (далее - «Соглашение») на нижеследующих условиях с любым лицом, присоединившимся к настоящему Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации.

1. Термины и определения

Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях:

1.1. Электронная подпись (ЭП) - усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № бЗ-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.

1.2. Электронный документооборот (ЭД) - процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП.

1.3. Оператор ЭД - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ЗАО «ПФ «СКБ Контур».

1.4. Направляющая Сторона - Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.5. Получающая Сторона - Сторона, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи.

1.6. Исходящий электронный документооборот - процесс отправления ООО «Южный ТЕЛЕКОМ» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.7. Входящий электронный документооборот - процесс приема ООО «Южный ТЕЛЕКОМ» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи от другой Стороны.

1. Предмет Соглашения и общие обязательства Сторон

2.1. Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года N бЗ-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 года № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами, следующими первичными учетными документами, а именно:

• Счет-фактура (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@, от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@) «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»;
• Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016г № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
• Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016г № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
• Акт сверки взаиморасчетов;
• Счет на оплату;
• Договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заявки к договору.

2.2. Обмен всеми иными документами осуществляется на бумажном носителе:

• Акт взаимозачета;
• Официальные письма и уведомления;
• Иные документы.

2.3. Настоящее Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭД, подписанными ЭП.

2.4. Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. В период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лицами и заверенные печатью организации.

2.6. Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составлены в форматах в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.

1. Условия действительности квалифицированной ЭП

3.1. Стороны используют усиленную квалифицированную ЭП, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

■ квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

■ квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

■ имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;

■ квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ и настоящим Соглашением.

3.2. Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях квалифицированной ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений, в противном случае, до момента получения такого уведомления Сторона вправе считать квалифицированную ЭП другой Стороны не обремененной какими-либо ограничениями, а документы, подписанные такой квалифицированной ЭП - имеющими полную юридическую силу.

3.3. Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

1. Порядок взаимодействия Сторон при обмене электронными документами, подписанными ЭП

4.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а) получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки электронной подписи руководителя либо иных уполномоченных лиц;

б) заключить с Оператором соответствующий договор согласно требованиям соответствующего Оператора;

в) получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

4.2. Сторона при обмене документами в порядке ЭД формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный документ в электронном виде.

4.3. Стороны обязуются своевременно (не позднее следующего рабочего дня 1 с момента получения документа) обмениваться извещениями/ подтверждениями в электронном виде о получении и отправке документов по телекоммуникационным каналам связи.

4.4. Если Направляющая и/или Получающая Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

4.5. В случае необходимости внесения корректировок в направленный посредством ЭД документ, Направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный документ и информационное письмо Получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

4.6. Входящий электронный документооборот.

4.6.1. Направляющая сторона обязуется при каждой передаче пакета электронных документов через информационную систему передачи, приема, хранения и первичной обработки информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, посредством интеграционных интерфейсов из учетных систем (1С и т.д.), указывать в поле «Договор номер» блока «ИнфПолФХЖ» номер Договора.

4.6.2. Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1., передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

4.7. Исходящий электронный документооборот.

4.7.1. Датой выставления Получающей стороне документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла документа Оператору ЭД от ООО «Южный ТЕЛЕКОМ», указанная в подтверждении этого Оператора ЭД. Документ в электронном виде считается выставленным при условии, что в ООО «Южный ТЕЛЕКОМ» через Оператора ЭД пришло извещение Получающей стороны о получении файла документа, подписанное ЭП уполномоченного лица.

4.7.2. Датой приема Получающей стороной счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления Оператору электронного документа счета-фактуры ООО «Южный ТЕЛЕКОМ», указанная в подтверждении Оператора электронного документооборота. Счет - фактура в электронном виде считается принятой Получающей стороной, если в адрес последней поступило подтверждение Оператора ЭД о получении счета-фактуры ООО «Южный ТЕЛЕКОМ», и при наличии извещения Получающей стороны извещения о приеме счета-фактуры ООО «Южный ТЕЛЕКОМ», подписанного ЭП уполномоченного лица и подтвержденного Оператором ЭД.

4.7.3. Датой приема Получающей стороной документов (за исключением счета- фактуры) в электронном виде считается следующий рабочий день после даты поступления файлов документов Оператору ЭД от ООО «Южный ТЕЛЕКОМ», указанной в подтверждении этого Оператора ЭД.

4.7.4. Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1., передаются единым

пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

1 Под рабочими днями понимаются дни, не являющиеся выходными и праздничными днями по законодательству места осуществления деятельности Получающей Стороны.

1. Тестовый обмен документом

5.1. В целях проверки работоспособности и/или совместимости технических средств Сторон и/или Операторов ЭД Стороны договариваются о тестовом периоде, в течение которого передача документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами. Тестовый период устанавливается в течение 3-х месяцев с даты первого обмена документами в электронном виде.

5.2. Положительным результатом тестового обмена документами является налаженный процесс передачи документов в электронном виде, отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу электронного документооборота.

5.3. В случае работоспособности и совместимости технических средств Сторон и/или Оператора ЭД Стороны прекращают дублировать электронный документооборот бумажными экземплярами документов.

1. Прочие условия

6.1. В случае, если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны извещение о получении электронного документа и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

6.2. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.), Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.

6.3. Любая Сторона вправе в любой момент в одностороннем порядке отказаться от настоящего соглашения, направив другой стороне извещение об отказе, подписанное уполномоченным лицом. Настоящее соглашение будет считаться прекратившим свое действие по истечении 30 (Тридцати) календарных дней с момента доставки извещения Стороне об отказе от соглашения другой Стороной. В течение указанных 30 (Тридцати) календарных дней для Сторон продолжает действовать ЭД.

Заместитель генерального директора ООО «Такском»

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.

Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.

Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.

А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?

Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.

И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.

Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.

С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .

На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?

И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.

Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.

Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?

И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.

Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?

И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.

Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.

Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.

Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?

И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.

Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?

И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.

А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?

И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.

Все ли документы можно создавать в электронном виде?

И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.

Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.

Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.

Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?

И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.

Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?

И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.

Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.

Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.

Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?

И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.

В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.

По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.

Российские чиновники стремятся освоить новые технологии, которые позволят им оптимизировать расходы на организацию системы электронного документооборота (СЭД), однако на этом пути есть и подводные камни.

Спасибо, КЭП

Наиболее активным ведомством по части внедрения СЭД является Федеральная налоговая служба России, которая уже давно внедрила практику сдачи отчетности в электронной форме. Есть даже требование, что все компании с числом сотрудников не менее 50 человек обязаны сдавать отчетность только в электронном виде. В результате уже 75% компаний и 55% частных предпринимателей используют электронную форму взаимодествия с государством. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», отмечает: «В данный момент большинство компаний уже никак не могут избежать юридически значимого электронного взаимодействия с государством – как минимум в части представления различных видов отчетности, участия в государственных закупках и т. п. Наши суды, особенно арбитражные, уже в течение ряда лет принимают в качестве доказательств широкий спектр электронных документов, да и сами охотно взаимодействуют со сторонами судебных разбирательств в электронном виде». Таким образом, электронное общение с государством уже прочно вошло в бизнес-практику.

А около года назад ФНС разрешила использовать электронную форму счета-фактуры, что позволяет компаниям передавать друг другу финансовые документы, которые в дальнейшем будут признаваться налоговой инспекцией. В результате, за год в качестве операторов СЭД было зарегистрировано 38 компаний, однако, по данным ФНС, около 97% трафика электронных документов генерируют шесть из них. Это СКБ «Контур», «Такском», «Тензор», «Корус Консалтинг», «Такснет» и «Электронный Экспресс». Всего же в системе обмена электронными счетами-фактурами зарегистрировано уже 105,5 тыс. компаний из 4 млн, имеющихся в стране. Их относительно небольшая численность объясняется тем, что, по оценкам экспертов, на переход с бумажного на электронный документооборот требуется от трех до восьми месяцев.

Для того чтобы компания могла войти в эту систему электронного делопроизводства, нужно соблюсти определенные правила. Как пояснил Владимир Чугунов, руководитель направления по работе с государственными заказчиками компании «Аладдин Р.Д.», понятие юридической силы документа закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Означает оно свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ, обладающий юридической силой, может быть использован как подлинное доказательство тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем». Это свойство проверяется в суде и используется в качестве доказательства при рассмотрении различных дел.

Базовым инструментом для придания юридической силы электронному документу является электронная подпись, которая фиксирует содержание документа и его авторов. Принятый весной 2011 года ФЗ-63 «Об электронной подписи» легализовал применение ряда схем формирования электронных документов, имеющих юридическую силу. Для этого можно использовать и уже имеющийся инструмент «электронно-цифровой подписи», существующий с 2002 года, а в новом законе он заменен на «квалифицированную электронную подпись» - КЭП. Однако допустимыми являются также «неквалифицированная электронная подпись» (НЭП) и «простая электронная подпись» (ПЭП). Старый закон ФЗ-1 «О электронно-цифровой подписи» с 1 июля этого года будет признан утратившим силу, и до этого времени нужно как минимум привести документацию на СЭД в соответствие с новой терминологией.

На практике КЭП в основном используется для придания юридической силы электронным документам, которыми обмениваются с государственными органами; НЭП можно использовать для межкорпоративного общения, для чего контрагентам достаточно соглсовать некоторые общие правила электронного обмена и реализовать поддержку соответствующих форматов сообщений; ПЭП, как наиболее простую в эксплуатации электронную форму аутентификации, можно использовать во внутрикорпоративном документообороте для фиксации авторства правок документов. Это может потребоваться как для внутренних расследований, так и для представления информации в суде.

Поскольку мы рассматриваем взаимодействие с государством и контрагентами, то не будем подробно описывать применение ПЭП. «Законодательно-нормативная база для многих случаев (как правило, когда дело касается взаимодействия с государственными органами или при межведомственном взаимодействии) требует использования квалифицированной или, реже, неквалифицированной электронной подписи, - поясняет Храмцовская. - Но хватает и ситуаций, когда усиленные электронные подписи не используются – особенно во взаимоотношениях, регулируемых Гражданским кодексом, где стороны сами могут договориться о формах документооборота".

Сейчас в России уже работают компании, которые предлагают услуги по организации электронного взаимодействия как с государственными органами (их называют операторы отчетности, поскольку они в основном занимаются передачей электронных документов в государственные органы), так и с контрагентами (операторы СЭД) с помощью единой платформы. Такие операторы поставляют своим клиентам решения под ключ, которые содержат набор необходимой документации и технических средств, позволяющих достаточно быстро организовать электронный обмен между своими клиентами и государством (см. «Как подключиться к оператору СЭД»). Операторы электронного документооборота обеспечивают юридическую силу передаваемым в их системах документам, отстаивают интересы клиентов в суде.

НЭП в документообороте

«Часто организация мотивирует свое нежелание переходить на СЭД тем, что у ее контрагентов нет возможности работать с электронными документами, - с сожалением отмечает Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур». - Для того чтобы этот миф развеять, мы действуем в различных направлениях: например, работая в «Диадоке», клиент может загрузить файл с ИНН/КПП ваших контрагентов и мгновенно увидеть, кто уже работает в системе, а у кого есть только техническая возможность. Можно направить контрагентам приглашение о переходе на электронное взаимодействие, а можно попросить об этом оператора. Опыт показывает, что, используя ресурсы оператора, вполне возможно за три месяца перевести на СЭД целую дилерскую сеть крупного автопроизводителя».

Пока двигателем в развитии электронного документооборота являются крупные компании, которые тратят очень много бумаги и средств для взаимодействия со своими партнерами и поставщиками. Именно они на текущий момент заинтересованы в переходе на электронное взаимодействие и готовы отказаться от бумажного документооборота. В частности, Александр Грибановский, главный бухгалтер сети супермаркетов «Билла», рассказал, что его компании приходилось держать специального человека, который должен был целый месяц заниматься тем, что печатать, подписывать и рассылать документы поставщикам - всего за месяц он успевал разослать до 15 тыс. комплектов документов. Когда компания перешла на СЭД, то рассылка по 480 компаниям стала выполняться за несколько минут. Причем у самой сети исходящие документы составляют только 15% документооборота - куда больше «бумаг» присылают им поставщики, и пока только один из них, компания Nestle, согласился перейти на электронную форму взаимодействия.

Другим примером является японский производитель тяжелой техники компания Komatsu, которая давно планировала перейти на электронный документооборот в том числе и из соображений экологии. Было подсчитано, что перевод в электронную форму сэкономит компании до 5 млн руб. Основными статьями экономии были зарплата сотрудникам и расходы на рассылку бумажных документов. Реализация электронного взаимодействия была сделана на основе модуля к системе «1С:Предприятие 8.2», который выпустил сам производитель программного обеспечения для интеграции с СЭД. Компания Komatsu очень быстро внедрила у своих партнеров электронные накладные, счета и счета-фактуры и теперь планирует перевести в электронный вид и другие формы документов.

Среди препятствий на пути внедрения СЭД назваются непривычность использования электронной формы документов, отсутствие убедительной судебной практики и требование вычислять НДС в момент отгрузки, а не в момент доставки. «Основная проблема состоит в том, что мало кто готов принимать документы с электронной подписью, не сопровождаемые бумажным оригиналом, - пояснил Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании «Крок». - Культура электронного документооборота в России еще не развита настолько, чтобы люди могли доверять электронной подписи так же, как подписи на бумаге. Ситуация может измениться с более широким распространением технологии собственноручной биометрической электронной подписи». В частности, компания готовит решение, позволяющее с помощью планшетного компьютера генерировать подпись под электронным документом, которая соответствовала бы российским законодательным нормам.

Квалифицированная подпись, в соответствии с ФЗ-63, может быть изготовлена только с помощью сертифицированных государством средств и использования сертификатов, выданных аккредитованным удостоверяющим центром. Это удорожает как само решение, так и его дальнейшее обслуживание. В то время как НЭП можно готовить с помощью любых инструментов, об использовании которых для формирования электронной подписи стороны электронного обмена договорились, в том числе и посредством международных решений. В этом случае нужно предусмотреть процедуру экспертной оценки правильности подписи, которую может потребовать провести суд. «Для юридически значимого электронного взаимодействия с другими компаниями даже не нужно обзаводиться электронной подписью, достаточно указать в договорах возможность ведения деловой переписки с использованием, например, электронной почты», - поясняет Храмцовская.

Поэтому в некоторых случаях, возможно, стоит вести общение с государственными органами с помощью выделенного, более дорогого и менее функционального продукта, а для взаимодействия с контрагентами применять более универсальное, масштабируемое и стандартизованное решение. «С одной стороны, применение неквалифицированной усиленной электронной подписи несколько упрощает и удешевляет организационную часть ее внедрения в документооборот, поскольку исключает необходимость привлечения аккредитованного удостоверяющего центра, - пояснил Чугунов. - В то же время такое решение требует создания сервисов, выполняющих функцию удостоверяющего центра, собственными силами».

Проблемы остаются

Несмотря на достаточно широкое использование электронного документооборота между российскими компаниями и государством, до сих пор еще не все этапы жизненного цикла документов можно реализовать в электронной форме. В частности, транспортные накладные на грузы еще очень не скоро можно будет создавать только в электронном виде, поскольку их могут потребовать сотрудники ГИБДД. Их сейчас начинают снабжать мобильной техникой, но вряд ли удастся быстро оснастить всех устройствами, позволяющими проверить корректность электронных документов в полевых условиях.

Кроме того, в связи с ограничением по времени на выданные сертификаты сложно организовать долгосрочное хранение документов. «Из тех проблем, которые вряд ли будут решены в ближайшее время, я бы отметила отсутствие законодательно-нормативного регулирования долговременного хранения электронных документов, - пояснила Храмцовская, - и в первую очередь документов, подписанных ЭЦП/УЭП. Как следствие, изготовление только в электронном виде документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, пока что довольно рискованное дело». Поэтому документы, которые по закону требуют долговременного хранения, приходится переводить в бумажный вид. Тем не менее оперативное ведение деловых коммуникаций уже практически не нуждается в использовании бумажных документов, что сокращает для предприятий и государственных органов расходы на их печать, обработку и хранение.

Как подключиться к оператору СЭД

В России уже создается целая индустрия операторов отчетности и электронного взаимодействия. Чтобы подключиться к любому оператору, Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур», рекомендует выполнить следующие действия.

1. Внести изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде - для этого придется подписать соответствующее соглашение с контрагентами.
2. Выбрать оператора отчетности или СЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним лицензионный договор.
3. Купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей. В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов электронной подписью. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но желательно будет указать помимо имени доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
4. Подготовить рабочие места с выходом в Интернет, купить лицензию на криптобиблиотеку, такую как «Крипто-Про», или другую по требованиям оператора, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
5. Если организация намерена осуществлять интеграцию внешней системы с системой межкорпоративного документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения.

Почему не СЭД?

Компания «Такском» провела исследование причин отказа от электронного документооборота в России. Самая частая причина - нежелание партнеров и отсутствие наработанной судебной практики. Ну и «привычка свыше нам дана».

Причины отказа от внедрения систем электронного документооборота