Помимо архивов, подведомственных Федеральному архивному агентству, в России существуют архивы, действующие на особых основаниях.

Архив внешней политики Российской империи (хранящий документы дипломатического ведомства до 1917 г., г. Москва) и Архив внешней политики Российской Федерации (хранящий документы МИД и его учреждений советского и постсоветского периода, г. Москва), образованные в 1946 г., подчинены Историко-дипломатическому департаменту МИД.

Первый из этих архивов хранит свыше 550 тыс. дел, второй - более 1 млн 300 тыс. дел.

Архив внешней политики Российской империи включает материалы Коллегии иностранных дел (1720-1832 гг.), центральных учреждений МИД Российской империи (1802-1917 гг.), заграничных учреждений внешнеполитического ведомства России (посольств, консульств, миссий и т.д.), различных временных учреждений МИД, комиссий, обществ, личные фонды российских дипломатов. Архив хранит также коллекции микрофильмированных документов из иностранных и российских архивов и микрофильмы трофейных архивов, возвращенных в разные годы советским правительством их законным владельцам. В 1995 г. впервые был издан путеводитель по этому архиву .

Архив внешней политики Российской Федерации хранит международные договорные акты, фонды центральных учреждений Народного комиссариата иностранных дел (НКИД), а затем МИД РСФСР и СССР, в том числе фонды секретариатов наркомов (министров), их заместителей, членов коллегии НКИД (МИД), фонды центральных учреждений (департаментов, референтур) по конкретным странам и группам государств, с которыми РСФСР и СССР поддерживали дипломатические и торговые отношения, фонды посольств, а также представительств при различных международных организациях (например, ООН ), фонды международных совещаний и конференций, включающие как документы советских (российских) делегаций, так и официальные документы этих конференций и совещаний, фонды личного происхождения.

Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО, г. Подольск Московской области) является одним из крупнейших архивохранилищ страны. Он был основан в 1936 г. как отдел архивов Народного комиссариата обороны СССР. Архив подчинен Архивной службе Вооруженных Сил Российской Федерации и относится к числу подразделений истории, культуры и воинского воспитания Министерства обороны. В 1992 г. был сформирован филиал ЦАМО в г. Пугачеве Саратовской области.

Архив содержит около 90 000 фондов, включающих 18 600 000 ед. хр.:

• - материалы военных учреждений и соединений по истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., в том числе наградные документы (приказы о награждении и наградные листы), личные дела офицеров и генералов;
• - картотеку потерь сержантского и рядового состава, картотеку находившихся в плену и освобожденных советскими войсками, картотеки персонального учета офицерского и генеральского состава, потерь офицерского и генеральского состава, военнопленных офицеров и генералов, погибших в плену; картотеку награжденных орденами и медалями на весь личный состав Красной Армии (включая рядовых и сержантов).

Значительная часть хранящихся в ЦАМО документов времен Великой Отечественной войны до сих пор не рассекречена.

Центральный военно-морской архив Министерства обороны РФ

(ЦВМА МО РФ, г. Гатчина Ленинградской области) хранит аналогичные материалы по советскому флоту за период Великой Отечественной войны.

Архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны (г. Санкт-Петербург) содержит сведения о советских военнослужащих, находившихся во время войны на излечении в госпиталях и других военных медицинских учреждениях.

Российская Академия наук имеет собственную сеть архивов.

Архив РАН был основан еще в 1728 г., т.е. почти одновременно с образованием самой Академии. Его древнейшая часть находится в Санкт- Петербурге. Здесь хранятся документы академических учреждений, а также личные фонды видных ученых (в том числе и не являвшихся членами Академии наук) со второй четверти XVIII в. В 1936 г. в связи с перемещением многих академических учреждений в Москву было образовано отделение академического архива, в котором оказались сосредоточены материалы главным образом позднейшего периода - с середины 1930-х гг. После 1963 г. туда же было переведено управление архивом, а хранилище в Петербурге стало отделением. В настоящее время оно имеет статус Санкт- Петербургского филиала Архива РАН.

С 1933 по 1963 г. в серии «Трудов» этого архива было издано пять томов обозрений хранящихся в нем материалов. Обозрения включают краткие сведения по истории фондообразователей, о составе и объеме материалов. По личным фондам приводятся перечни основных корреспондентов. Все тома снабжены именными, предметными и географическими указателями. В первом томе опубликован очерк истории архива. Пятый том содержит полный список «Трудов» и «Указатель обозрений личных фондов и разрядов (коллекций), напечатанных в “Трудах” Архива АН СССР».

Кроме центрального архива, существуют архивы филиалов РАН, а также архивы центральных научно-исследовательских учреждений. К числу последних принадлежат, например, Рукописный отдел Института русской литературы (Пушкинского дома) и Архив Санкт-Петербургского института истории РАН. В основу этого архива легли три основных комплекса документов: собрание Археографической комиссии, учрежденной в 1837 г.; материалы Рукописного отдела Библиотеки Академии наук, переданные ему в 1931 - 1932 гг., и коллекция отечественных и западноевропейских источников, собранная Н. П. Лихачевым. Архив Института истории насчитывает несколько сотен тыс. ед. хр. документов местных учреждений России XVI-XIX вв. (Астраханской приказной палаты, Походной канцелярии кн. А. Д. Меншикова и др.), монастырей, архиерейских домов и церквей, поместно-вотчинных и личных фондов (в частности, гр. Воронцовых), а также ценнейших документов по истории западноевропейского феодализма.

Академические учреждения имеют «действующие» архивы, в которых временно хранятся материалы, образующиеся в процессе их деятельности, до сдачи в общеакадемические архивы.

Депозитарное хранение документов АФ РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых утверждается Правительством РФ.

Наряду с уже упомянутыми МИД и Министерством обороны, это - МВД, Служба внешней разведки, ФСБ, Федеральная служба охраны Российской Федерации, Федеральная служба Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, Федеральная служба исполнения наказаний, Федеральная миграционная служба, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», ОАО «Роскартография», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных», Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд», Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия», Федеральное государственное бюджетное учреждение «Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм», Российская академия образования, Российская академия художеств, Российская академия архитектуры и строительных наук, а также присоединенные ныне к РАН Российская академия сельскохозяйственных наук и Российская академия медицинских наук.

Хранение документов, входящих по своему значению в АФ РФ, в ведомственных архивах министерств и федеральных службах, осуществляющих деятельность в области внешней политики, безопасности государства и охраны общественного порядка, осуществлялось, по понятным соображениям, и в советское время, но зачастую не было специально узаконено. В настоящее время оно конституировано Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 и дополнениями к нему.

Так называемые отраслевые фонды, также создававшиеся еще в советское время и сосредоточившие документы, содержащие, например, геологическую или гидрометеорологическую информацию, образованы с целью концентрации и эффективного использования документов, имеющих практическое значение для данной отрасли.

Отделы рукописей крупнейших библиотек и исторических музеев также являются хранителями архивных материалов. Как правило, в отделах рукописей хранятся личные фонды, собрания материалов и отдельные документы, поступившие от частных лиц. Материалы государственных учреждений представлены лишь сравнительно случайными документами. По объему хранимых материалов и их широкому тематическому диапазону выделяются отделы рукописей Российской государственной библиотеки (РГБ, г. Москва), Российской национальной библиотеки (РНБ, бывшая Государственная публичная библиотека, г. Санкт-Петербург),

Государственного исторического музея (ГИМ, г. Москва), а также Военно-исторического музея артиллерии , инженерных войск и войск связи (ранее - Артиллерийский исторический музей, г. Санкт-Петербург).

По фондам Отдела рукописей РГБ в 1948 г. издан путеводитель . Он состоит из кратких справок о фондообразователях и характеристик состава и содержания документов, а также указателя личных имен и названий. Сведения о позднейших ежегодных поступлениях материалов опубликованы в «Записках Отдела рукописей» . Ценным справочным пособием к материалам Отдела рукописей является «Указатель воспоминаний, дневников и путевых записок XVIII-XIX вв.» , снабженный указателями имен, географических названий, предметным и хронологическим. В 25-м выпуске «Записок Отдела рукописей» опубликована библиография всех его изданий за 1918-1953 гг. - указателей, каталогов, обзоров, описаний и т.п. Библиография снабжена указателем фондов, коллекций и собраний, сведения о которых содержатся в изданиях Отдела рукописей.

Общая характеристика документов, хранящихся в Отделе рукописей РНБ, содержится во многих изданиях, посвященных истории библиотеки. Специально обзору документов посвящены работы Н. Н. Розова и Л. А. Мандрыкиной . Сведения о ежегодных поступлениях новых материалов за 1852-1912 гг. публиковались в «Отчетах» библиотеки, а за последующие годы в «Кратких отчетах о новых поступлениях» в виде отдельных изданий или в составе «Сборников» и «Трудов» библиотеки. Отметим, в частности, «Краткий отчет Рукописного отдела за 1914-1938 гг.» и «Краткий отчет о новых поступлениях за 1939-1946 гг.». Отчеты включают краткие справки о фондообразователях и вновь поступивших материалах и снабжены указателями.

Государственным историческим музеем опубликованы путеводитель по фондам личного происхождения (с указателями) и первая часть общего справочника к материалам рукописного отдела (последнее издание состоит из ряда обзоров документов по темам и характеру источников).

Особенностью архива Артиллерийского исторического музея (образован в 1872 г.) является то, что его основу составляют материалы государственных учреждений, ведавших артиллерией русской армии, - Главного артиллерийского управления Военного министерства и его предшественников с XVII в. и, в основном, до Октябрьской революции. Среди них - документы не только военного и технического характера, но и содержащие данные о деятельности заводов артиллерийского ведомства, о революционном движении рабочих и др. В архиве хранятся также материалы Русского военно-исторического общества. Путеводитель по архиву содержит систематические обзоры фондов и коллекций; он снабжен предметно-тематическим, географическим и именным указателями.

• Архив внешней политики Российской империи: путеводитель. М., 1995. Записки Отдела рукописей [ГБЛ] (Записки OP). Т. 1-50. М., 1938-1995.

Первые законодательные акты об организации хранения архивных документов в ведомствах в России. Генеральный регламент 1720 г., как первый шаг в создании нормативно-правовой базы ведомственного хранения архивных документов.

Ведомственное хранение архивных документов в России в XIХв. «Общее учреждение министерств» (1811г.) и другие нормативные правовые акты министерств и ведомств о ведомственном хранении архивных документов.

Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в предвоенный период (1917-1941 гг.).Архивные декреты РСФСР 1918-1920 гг. о принципах организации ведомственного хранения архивных документов в Советской республике. Вопросы ведомственного хранения документов и решения конференций и съездов архивных деятелей РСФСР 1920-х гг. I Съезд архивных деятелей РСФСР в Москве 1925 г. о проблемах «архивной части текущего делопроизводства» и необходимости формирования ведомственных архивов. Возрождение «ведомственных архивов» в советском архивном деле. «Положение об архивном управлении РСФСР (1929 г.)» о ведомственном хранении документов. Формирование в СССР системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Понятие «специального хранения» в государственных архивах.

Постановление ЦИК и СНК СССР "Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР" (1936 г.) и его роль в формировании советской концепции ведомственного хранения. ГАУ НКВД СССР и ведомственные архивы: 1938-1941 гг. Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в годы Великой Отечественной войны.

Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в СССР в конце 1950–1980-е гг.Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» (1956 г.) о проблемах советского ведомственного хранения и путях их решения. Положение о ГАФ СССР 1958 г. Переход к плановому началу и систематической передаче на госхранение документов, накапливаемых в ведомственных архивах.

Положение о ГАУ СССР и сети центральных государственных архивов (1961 г.). Дальнейшее укрепление системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Место ведомственного хранения архивных документов в общей системе архивного дела СССР.

Реформирование системы ведомственных архивов в РФ в период «перестройки».Основные правила работы ведомственных архивов (1986 г.). Попытки законодательного решения проблем ведомственного хранения документов ГАФ СССР в официальном и альтернативном проектах законов по архивному делу (конец 1980-х гг).

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето - осень 1991 г.). Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» (1993): общее и особенное в сравнении с советской концепцией образца 1980 г., специфика определения правового статуса ведомственных архивов. Вопросы ведомственного хранения архивных документов в РФ в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993) и в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» (1994).

Ведомственное хранение документов, как направление административной практики государственных и муниципальных учреждений РФ. Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах на современном этапе. Правовые основы ведомственного хранения архивных документов и документов АФ РФ и деятельности ведомственных архивов в РФ. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), другие федеральные законы РФ о сроках ведомственного хранения документов, порядке хранения и использования документов организаций.

Проблема стремления отдельных ведомств получить право постоянного хранения документов и Указ Президента РФ «О Министерстве иностранных дел РФ» (14.03.1995 г). Депозитарное хранение и законодательство «О государственной тайне» (1997 г), «Об обороне», «О безопасности», «О ФАПСИ», «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» и др.

Специализированные ведомственные архивные фонды РФ. Депозитарные архивы как проблема в формировании полноценной базы исторической науки и в целом информационного общества.

Структура ведомственных архивов, состав их документов. Основные разновидности российских ведомственных архивов, их задачи и основные функции. Типы и организационные формы ведомственных архивов. Современные требования к архиву организации. Проблема создания и комплектования электронного архива, IT-технологии. Аутсорсинг в архивном деле. Особенности деятельности ведомственных архивов с традиционным и электронным составом документов. Электронные архивы организаций и учреждений: структура, формы их использования.

Новые аспекты работы Росархива с министерствами, ведомствами и отраслевыми фондами с правом депозитарного хранения архивных документов. Проблема «публичности» ведомственных архивов. Эволюция «ведомственного архива» на современном этапе развития российского государства и общества. Перспективы развития ведомственных архивов в РФ.

Наиболее значимые ведомственные архивы России федерального уровня, не входящие в систему Росархива. История архива, состав фондов, основные направления деятельности архива. Специфика хранения и использования документов архива. Научно-исследовательская и публикационная деятельность архива. Социально-правовая деятельность архива. Организация работы исследователей в читальном зале архива. Участие архива в международном архивном сотрудничестве.

Архив Президента Российской Федерации (АП РФ). Указ Президента РФ «Об Архиве Президента РФ» (31 декабря 1991 г.). Наличие ограничений на доступ к документам АП РФ. Действующее «Положение об Архиве Президента Российской Федерации».

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ РФ) . Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 84 «Об архивах КГБ». Закон РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» (1991 г.). Закон РФ «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» (1995 г. с изм. 2014 г.).

Историко-документальный департамент Министерства иностранных дел России (ИДД МИД РФ). Архив внешней политики Российской Империи (АВП РИ) и Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ) - две составные части ИДД МИД РФ.

Архивы Министерства внутренних дел РФ. Архивы Русской Православной Церкви.

Семинар 1. Основы курса «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы»

Являются источниками пополнения новыми документами этого национального достояния советского народа.

Учитывая, что в Правилах излагаются только основные требования к работе в ведомственных архивах с документами личного происхождения, а также с особо ценными документами и страховым фондом копий особо ценных документов, в работе с этими категориями документов ведомственные архивы должны руководствоваться требованиями, установленными "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984), указаниями Главархива СССР и других учреждений государственной архивной службы СССР.

В и разделах Правил изложен порядок передачи ведомственным архивом документов ГАФ СССР на государственное хранение и порядок приема-передачи документов при смене руководства организации, заведующего ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) и при реорганизации (ликвидации) организации.

К Правилам прилагаются 44 формы документов, составленных с учетом государственных стандартов и требований унификации документов. Порядок заполнения форм поясняется в тексте Правил.

Отраслевые государственные фонды и другие ведомственные архивы, осуществляющие постоянное государственное хранение документов ГАФ СССР, организуют и ведут свою работу в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов СССР" (М., 1984).

(1990-е – н. 2000-х гг.)

Г.В.Разоренова, главный специалист Управления по делам архивов Калужской области

1. ведомственное хранение документов
2. источники комплектования архивов
3. паспорта архивов организаций
4. сведения о состоянии хранения документов в источниках комплектования архивов
5. анализ итогов паспортизации ведомственных архивов.

Качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое организациями в течение периода, установленного нормативными документами. Сроки ведомственного хранения документов установлены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Одной из главных задач ведомственных архивов (или других структурных подразделений организаций, на которые возложены их функции) всегда было и остаётся обеспечение сохранности документов организации и подготовка их к передаче на государственное хранение.

В Российской Федерации в целом, и в Калужской области в частности, действует большое количество учреждений, организаций и предприятий. Например, в Калужской области насчитывалось организаций: на 1 января 1998 года - 17 843, в 1999 - 18 650, 2000 – 20 003, 2001 – 21 214, 2002 – 22 867, 2003 – 24 234, 2004 – 25 537, 2004 – 25 537, 2005 – 26 583, 2006 – 27 890. Однако, только некоторые из них сдают свои документы на государственное или муниципальное хранение и, таким образом, являются источниками комплектования архивов (источник комплектования архива это «юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив»).

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приёму на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора».

Это же положение закреплено и развито в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19. Правила определяют, что «государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации».

В целях определения наиболее полного состава источников комплектования архивов выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива. После этого с ними устанавливаются деловые контакты, анализируется структура, функции, состав документов организации путём изучения организационно–распорядительных, планово–отчётных и других документов. В результате устанавливается, какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно–политической жизни отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб её деятельности и др. На основании проведённого анализа делается вывод о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива.

Таким образом, списки учреждений, организаций и предприятий источников комплектования архивов закрепляют круг организаций, которым уделяется приоритетное внимание со стороны архивных органов при организации своей деятельности. Архив ведёт наблюдательное дело на каждую организацию, являющуюся источником комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие её правовой статус и деятельность, а также работу ведомственного архива и организацию документов в делопроизводстве и оказывает организациям необходимую методическую помощь в организации делопроизводства и ведомственного архива.

В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации» «организации – источники комплектования государственных, районных и городских архивов ежегодно к 30 декабря отчётного года составляют и представляют в соответствующие архивы паспорта архивов организаций на 1 декабря … г. в зависимости от состава документов, образующихся в процессе деятельности этих организаций». Существует три разновидности паспорта архива организации: паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию; паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументацию; паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию.

В зависимости от того, какие документы хранятся в ведомственном архиве, составляется один из паспортов или все три паспорта. Паспорт архива является основным документом централизованного учёта в ведомственном архиве. «Для того чтобы механизм централизованного учёта чётко работал, необходимо строго соблюдать сроки представления учётных документов в вышестоящие органы. Поэтому очень важно своевременно представить паспорт архива организации в государственный (или муниципальный) архив, источником комплектования которого он является, чтобы архивисты могли вовремя суммировать данные, полученные по всем источникам комплектования»

В паспорт архива организации включаются сведения об условиях хранения документов, количестве единиц хранения, обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря … года.

Государственные и муниципальные архивы в соответствии с Регламентом на основании представленных паспортов составляют сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов на 1 декабря … г. и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, в котором на основании представленных сведений составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. и направляются 1 раз в 3 года в Федеральное архивное агентство России.

Федеральное архивное агентство России составляет сводные Сведения о состоянии хранения документов в организациях–источниках комплектования государственных архивов, государственных и муниципальных архивов субъектов Российской Федерации на 1 декабря … г. Анализ данных паспортизации за определённый период времени позволяет выявить тенденции, которые происходят в организации ведомственного хранения документов учреждений-источников комплектования архивов как в целом по Российской Федерации, так и по субъектам Российской Федерации.

В 90–е годы ХХ века в Калужской области (как и в целом по стране) прослеживалась увеличение количества источников комплектования государственных и муниципальных архивов. В 2000-е годы при росте общего количества организаций наблюдается сокращение количества государственных и негосударственных организаций-источников комплектования архивов. Связано это с проведением административной реформы и реформы органов местного самоуправления, которые повлекли за собой преобразования в структуре органов государственной власти и местного самоуправления, их ликвидация. На 1 декабря 1993 г. в списках источников комплектования архивов Калужской области числилось 1546 организаций, на 1 декабря 2006 г. – 1389 (из них 345 негосударственных).

Одной из наиболее сложных и важных в настоящее время является проблема обеспечения сохранности документов в ведомственном архиве. «В основе комплекса мер по сохранению документов лежит развитие и совершенствование материально-технической базы архивов. Слагаемыми материально–технической базы являются здания, средства хранения, оборудование для поддержания нормативных режимов хранения документов, оборудование, обеспечивающее консервацию и улучшение физического состояния документов, а также их безопасное использование». Требования к обеспечению сохранности документов ведомственного архива регламентированы в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Оптимальные условия для хранения документов обеспечиваются, в первую очередь, предоставлением для ведомственного архива помещения. Анализ сведений о состоянии хранения документов в учреждениях–источниках комплектования архивов показывает, что обеспеченность помещениями ведомственных архивов Калужской области остаётся примерно на одном уровне: на 1 декабря 1993 года – 457 (29,6 %), на 1 декабря 2006 – 497 (35 %). Итоги паспортизации на 1 декабря 2006 годы показали, что в Калужской области этот показатель чуть ниже, чем в целом по стране (39 %).

Положительным моментом в состоянии хранения документов в учреждениях Калужской области в 2000–е годы является значительное увеличение количество штатных работников архивов в учреждениях: на 1 декабря 1993 года – 36 (2,3 %), на 1 декабря 2006 г. – 108 (7,8 %). Такая же тенденция в последние годы прослеживается по всей стране (по сравнению с 2003 г. количество организаций, имеющих штатных работников, увеличилось с 6 до 8 %).

В обеспечении качественного комплектования архивов большую роль играют экспертные службы. При Федеральном архивном агентстве России действует Центральная экспертно–проверочная комиссия (положение о ЦЭПК утверждено приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22).

В соответствии с положением основными задачами ЦЭПК являются:

1. «определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Российской Федерации, состава документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
2. рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации;
3. рассмотрение и принятие решений по научно–методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов;
4. осуществление научно–методического руководства деятельностью экспертно–проверочных комиссий (ЭПК) уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, федеральных государственных архивов, Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий федеральных органов государственной власти, организаций».

В уполномоченных органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела создаются экспертно–проверочные комиссии (ЭПК). ЭПК создана и действует в Управлении по делам архивов Калужской области. Заседания комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц. На заседаниях рассматриваются годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, номенклатуры дел, положения об архивах, положения об экспертных комиссиях, инструкции по ведению делопроизводства учреждений и др. вопросы.

В учреждениях, организациях и на предприятиях должны создаваться экспертные комиссии (ЭК). Положение об ЭК разрабатывается на основании примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённого приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. ЭК создаётся приказом руководителя учреждения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты (не менее трёх–пяти человек). Обычно в состав ЭК входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения, специалисты основного профиля деятельности учреждения, экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК может входить и представитель архивного учреждения для контроля и оказания методической помощи в работе ЭК. Основными функциямиэкспертных комиссий учреждений является рассмотрение проектов номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел учреждения, отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.Сложившаяся в стране, и в том числе в Калужской области, система экспертных органов позволяет решать в коллегиальном порядке все вопросы (в том числе и спорные) по организации и проведению экспертизы ценности документов, установлению сроков хранения документов, составлению номенклатур дел, описей дел.

Полнота состава документов, поступающих на государственное хранение, во многом зависит от качественного составления номенклатур дел учреждений, организаций и предприятий. Правила составления номенклатуры дел закреплены в «Основных правилах работы архивов организаций». Необходимо отметить, что пересоставление и согласование с ЭПК номенклатуры дел производится не реже одного раза в пять лет. В случае коренных изменений функций или структуры организации номенклатура дел также подлежит согласованию с ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Уточнение номенклатуры дел организации должно проводиться ежегодно. Для этого в номенклатуру дел вносятся необходимые уточнения, она перепечатывается и утверждается руководителем организации. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов используются типовые и ведомственные перечни документов. Типовые перечни «охватывают всю документацию, характерную для деятельности учреждений, независимо от их отраслевой направленности, отражающую обязательные для всех учреждений, организаций, предприятий функции общего руководства отраслью, контроля, планирования, финансирования, учёта и т.п., а также наиболее распространённые виды документов нетипового характера». Ведомственный перечень представляет собой «справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы, предусматривающий максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности организаций этого ведомства, и с указанием сроков хранения каждой категории документов. Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства».

Обеспеченность учреждений, организаций и предприятий–источников комплектования архивов номенклатурами дел по данным паспортизации ведомственных архивов в 2006 году Калужской области ниже, чем в целом по России (83 %) и несколько снизилась по сравнению с 1993 годом: на 1 декабря 1993 – 1351 (83, 3%); на 1 декабря 2006 – 981 (70, 6%).

Анализ паспортизации ведомственных архивов позволяет выявить степень обеспеченности учреждений, организаций и предприятий инструкциями по ведению делопроизводства. Инструкция по делопроизводству – это документ, регламентирующий порядок осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также порядок применения (исполнения) в процессе указанной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответствующих положений законодательных и нормативно–правовых актов. Её функциональное назначение заключается в установлении единого порядка документирования управленческой деятельности и единого порядка обращения с документами учреждения в процессе деятельности.

Обеспеченность инструкциями по ведению делопроизводства в Российской Федерации на 1 декабря 2006 г. составляла 62 % и по сравнению с 2003 годом существенно не изменилась. По Калужской области имеются следующие данные: на 1 декабря 1993 – 767 (49,6%); на 1 декабря 2006 – 684 (49%). Инструкции разрабатываются учреждениями на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти «с учётом соответствующих положений других нормативно–правовых и организационно–распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в пределах своей компетенции федеральными, отраслевыми, ведомственными и местными органами управления, решения которых имеют обязательную силу для предприятия. При разработке инструкции принимаются во внимание особенности организации и специфика её деятельности».

Осуществление планомерного и качественного комплектования непосредственно зависит от степени подготовленности документов к передаче на государственное хранение. По Российской Федерации процент дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение на 1 декабря 2006 г. составил 71,4 % (за последние 10 лет по России он держится на уровне 71–73 %). По данным паспортизации ведомственных архивов полностью подготовили документы к передаче на госхранение в Калужской области: на 1 декабря 1993 – 635 организаций (41 %); на 1 декабря 2006 – 356 (25,6 %). Связано это, в первую очередь, с тем, что в связи с тяжёлым финансовым положением большинства организаций в 90–е годы в отдел ведомственных архивов (за счёт спецсредств) Государственного архива Калужской области практически не поступали заявки на обработку документов, проводимые работы часто не оплачивались или оплачивались не в полном объёме.

Также в связи с массовой ликвидацией учреждений в 90–е годы объёмы научно-технической обработки документов по личному составу были настолько велики, что возникла необходимость в первоочередной НТО документов по личному составу (в том числе организаций, не являющихся источниками комплектования архивов, в которых основной объём документов – документы по личному составу. И в организациях–источниках комплектования архивов количество документов по личному составу, которые нуждались в научно–технической обработке, превышало количество неупорядоченной управленческой документации. Например, за третий квартал 1992 года отделом ведомственных архивов (за счёт спецсредств) ГАКО была проведена обработка 3296 дел по личному составу и 308 дел постоянного хранения (при плане соответственно 1000 дел и 1200 дел). План по упорядочению документов по личному составу учреждений, организаций и предприятий на договорных началах за 1992 год был выполнен на 150,4 % (план 4,4 тыс. дел, факт – 6 617 дел).

В 2000-е годы положение несколько стабилизировалось, однако объём документов по личному составу, упорядоченных архивными учреждениями Калужской области на договорной основе практически ежегодно превосходил количество упорядоченных дел управленческой документации. Кроме того, упорядочение проводилось в основном в ликвидированных организациях, и большая часть упорядоченных документов поступила на хранение в государственные архивы.

Таблица 1

Динамика упорядочения документов на договорной основе архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Кол-во упорядоченных дел управленческой документации	Кол-во упорядоченных дел по личному составу
2001	2052	1755
2002	2567	3343
2003	2069	2397
2004	2610	2847
2005	4096	1900
2006	2125	3153
2007	2663

Таким образом, за рассматриваемый период произошло значительное уменьшение количества упорядоченных дел управленческой документации, внесённых в описи: на 1 декабря 1993 г. – 144 922 (79,2 %); на 1 декабря 2006 г. – 113 299 (56,8 %).

В современных условиях невозможно строить научно–теоретическую и практическую работу в области комплектования и экспертизы ценности документов без учета факторов документообразования. В связи с этим актуальной задачей архивных учреждений является изучение интенсивности образования документов постоянного хранения в действующих учреждениях. Цель этой работы – установить количество ежегодно образующихся дел постоянного хранения и рассчитать объёмы поступлений документов на государственное хранение.

В 90-е годы количество образующихся дел постоянного хранения в организациях неуклонно сокращалось. Причина в том, что многие виды документов, которые велись ранее, не заводились в делопроизводстве. В последние годы, как в целом по стране, объем документооборота на 01.12.2006 г. по сравнению с 2003 г. возрос в целом на 13,6 тыс. дел или на 1,2 % и составил 1 млн. 116 тыс. дел, однако, учитывая то, что количество организаций в списках источников комплектования значительно сократилось, то расчёты показывают реальное увеличение на 11 %), так и по Калужской области наблюдается некоторый рост объема документооборота: на 1 декабря 1993 г. – 14 527; на 1 декабря 2006 г. – 10 466.
Объём дел управленческой документации, находящихся на ведомственном хранении, в последние годы несколько увеличивается. Всего хранится управленческой документации: на 1 декабря 1993 г. – 183 092; на 1 декабря 2006 г. – 199 407

Связано это, прежде всего, с тем, что архивные учреждения Калужской области в основном осуществляют приём на хранение документов ликвидированных учреждений в связи с загруженностью архивохранилищ. Значительно увеличился и превосходит по объёму приём дел по личному составу.

Таблица 2

Динамика приёма документов на государственное хранение архивными учреждениями Калужской области за 2001–2007 годы (ед.хр.)

Год	Количество дел управленческой документации	Количество дел по личному составу
2001	5 098	14 652
2002	7 391	12 580
2003	10 772	12 987
2004	12 148	43 150
2005	9 885	17 433
2006	13 619	14 013
2007	7 458	8 969

По–прежнему велико количество дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока. Это связано со значительным сокращением приёма дел на государственное хранение из–за отсутствия в архивах свободных площадей для приёма документов от ведомств, аварийного состояния архивохранилищ, приёма дел от ликвидированных учреждений, в том числе по личному составу. На 1 декабря 1993 г. в ведомственных архивах Калужской области хранилось сверх установленного срока – 70 535; на 1 декабря 2006 г. – 49 333.

Таким образом, организация ведомственного хранения документов оказывает существенное влияние на полноценное комплектование государственных и муниципальных архивов документами. Анализ итогов паспортизации ведомственных архивов за 1990–е – начало 2000–х годов позволяет сделать вывод о том, что по некоторым показателям состояния хранения документов в организациях–источниках комплектования архивов удалось добиться улучшения и стабилизации (наличие помещений, ведомственных архивов, штатных сотрудников). Улучшилось финансовое положение большинства организаций, что позволяет проводить научно–техническую обработку, экспертизу ценности документов силами специалистов–архивистов. Вместе с тем в связи с недостатком площадей для размещения документов в государственных и муниципальных архивах не удаётся наладить плановый и своевременный приём упорядоченных документов от учреждений по истечении сроков ведомственного хранения документов, что нередко впоследствии приводит к утрате части документов.

Паспортизация ведомственных архивов, несомненно, позволяет улучшить состояние ведомственного хранения документов и делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятиях. В ходе паспортизации архивными учреждениями выявляются организации, на которые необходимо обратить первостепенное внимание при планировании работы государственных и муниципальных архивов. Порядок составления и оформления паспортов рассматривается на семинарах, которые проводят сотрудники государственных и муниципальных архивов. Работники ведомственных архивов в ходе составления паспортов, обращаясь за консультациями по правильности их составления, одновременно получают необходимые разъяснения о порядке составления номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу, о происходящих изменениях в нормативно–методических документах по делопроизводству и архивному делу.

Первые законодательные акты об организации хранения архивных документов в ведомствах в России. Генеральный регламент 1720 г., как первый шаг в создании нормативно-правовой базы ведомственного хранения архивных документов.

Ведомственное хранение архивных документов в России в XIХв. «Общее учреждение министерств» (1811г.) и другие нормативные правовые акты министерств и ведомств о ведомственном хранении архивных документов.

Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в предвоенный период (1917-1941 гг.).Архивные декреты РСФСР 1918-1920 гг. о принципах организации ведомственного хранения архивных документов в Советской республике. Вопросы ведомственного хранения документов и решения конференций и съездов архивных деятелей РСФСР 1920-х гг. I Съезд архивных деятелей РСФСР в Москве 1925 г. о проблемах «архивной части текущего делопроизводства» и необходимости формирования ведомственных архивов. Возрождение «ведомственных архивов» в советском архивном деле. «Положение об архивном управлении РСФСР (1929 г.)» о ведомственном хранении документов. Формирование в СССР системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Понятие «специального хранения» в государственных архивах.

Постановление ЦИК и СНК СССР "Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и других центральных учреждениях СССР" (1936 г.) и его роль в формировании советской концепции ведомственного хранения. ГАУ НКВД СССР и ведомственные архивы: 1938-1941 гг. Организация ведомственного хранения архивных документов в СССР в годы Великой Отечественной войны.

Основные тенденции развития ведомственного хранения документов в СССР в конце 1950–1980-е гг.Постановление СМ СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств» (1956 г.) о проблемах советского ведомственного хранения и путях их решения. Положение о ГАФ СССР 1958 г. Переход к плановому началу и систематической передаче на госхранение документов, накапливаемых в ведомственных архивах.

Положение о ГАУ СССР и сети центральных государственных архивов (1961 г.). Дальнейшее укрепление системы ведомственных архивов с правом постоянного хранения архивных документов. Место ведомственного хранения архивных документов в общей системе архивного дела СССР.

Реформирование системы ведомственных архивов в РФ в период «перестройки».Основные правила работы ведомственных архивов (1986 г.). Попытки законодательного решения проблем ведомственного хранения документов ГАФ СССР в официальном и альтернативном проектах законов по архивному делу (конец 1980-х гг).

Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах в условиях демонтажа учреждений и ведомств СССР и РСФСР (лето - осень 1991 г.). Постановление Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» (1993): общее и особенное в сравнении с советской концепцией образца 1980 г., специфика определения правового статуса ведомственных архивов. Вопросы ведомственного хранения архивных документов в РФ в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах» (1993) и в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» (1994).

Ведомственное хранение документов, как направление административной практики государственных и муниципальных учреждений РФ. Проблемы формирования российского ведомственного хранения и обеспечения сохранности документов в ведомственных архивах на современном этапе. Правовые основы ведомственного хранения архивных документов и документов АФ РФ и деятельности ведомственных архивов в РФ. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.), другие федеральные законы РФ о сроках ведомственного хранения документов, порядке хранения и использования документов организаций.

Проблема стремления отдельных ведомств получить право постоянного хранения документов и Указ Президента РФ «О Министерстве иностранных дел РФ» (14.03.1995 г). Депозитарное хранение и законодательство «О государственной тайне» (1997 г), «Об обороне», «О безопасности», «О ФАПСИ», «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» и др.

Специализированные ведомственные архивные фонды РФ. Депозитарные архивы как проблема в формировании полноценной базы исторической науки и в целом информационного общества.

Структура ведомственных архивов, состав их документов. Основные разновидности российских ведомственных архивов, их задачи и основные функции. Типы и организационные формы ведомственных архивов. Современные требования к архиву организации. Проблема создания и комплектования электронного архива, IT-технологии. Аутсорсинг в архивном деле. Особенности деятельности ведомственных архивов с традиционным и электронным составом документов. Электронные архивы организаций и учреждений: структура, формы их использования.

Новые аспекты работы Росархива с министерствами, ведомствами и отраслевыми фондами с правом депозитарного хранения архивных документов. Проблема «публичности» ведомственных архивов. Эволюция «ведомственного архива» на современном этапе развития российского государства и общества. Перспективы развития ведомственных архивов в РФ.

Наиболее значимые ведомственные архивы России федерального уровня, не входящие в систему Росархива. История архива, состав фондов, основные направления деятельности архива. Специфика хранения и использования документов архива. Научно-исследовательская и публикационная деятельность архива. Социально-правовая деятельность архива. Организация работы исследователей в читальном зале архива. Участие архива в международном архивном сотрудничестве.

Архив Президента Российской Федерации (АП РФ). Указ Президента РФ «Об Архиве Президента РФ» (31 декабря 1991 г.). Наличие ограничений на доступ к документам АП РФ. Действующее «Положение об Архиве Президента Российской Федерации».

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ РФ) . Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 84 «Об архивах КГБ». Закон РСФСР «О реабилитации жертв политических репрессий» (1991 г.). Закон РФ «Об органах федеральной службы безопасности в РФ» (1995 г. с изм. 2014 г.).

Историко-документальный департамент Министерства иностранных дел России (ИДД МИД РФ). Архив внешней политики Российской Империи (АВП РИ) и Архив внешней политики Российской Федерации (АВП РФ) - две составные части ИДД МИД РФ.

Архивы Министерства внутренних дел РФ. Архивы Русской Православной Церкви.

Семинар 1. Основы курса «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы»